När chefer skjuter upp medarbetarsamtalen eller låter resultaten från medarbetarundersökningen ligga är det lätt att tro att de inte prioriterar dem. Men oftare handlar det om att processen är omständig. Fler påminnelser från HR löser inte problemet.
Är det omständigt att hitta och analysera svaren från medarbetarundersökningen? Är det besvärligt att förbereda och genomföra medarbetarsamtal?
Är det enklare att gå tillbaka till inkorgen och beta av några mejl?
I vår rapport Nordic HR Outlook 2026 framkommer att endast en av fem upplever att deras chef har tid för kvalitativa samtal med sina medarbetare.
Varför är det så? Vad är det som hindrar cheferna från att göra sitt jobb?
Praktiska hinder är det största motståndet
Det finns förstås många orsaker till problemet. Tid är en av dem. Och när cheferna inte har tid så är risken stor att HR:s arbetsbelastning ökar ytterligare. Men det finns en annan faktor. Och det är hur små omständigheter ofta har större påverkan än vi anar.
Inom socialpsykologin kallas det här för channel factors. Ett begrepp som kan sägas ligga till grund för det vi idag kallar nudging.
Ett tydligt exempel på det här kommer från en studie vid Yale på 1960-talet. Där uppmanades studenterna att vaccinera sig mot stelkramp. Men det var få som gjorde det. Tills en del av dem fick en karta till vårdcentralen och ombads att välja en tid. Då vaccinerade sig betydligt fler, trots att de inte var mer övertygade än de andra.
Grunden till problemet var alltså ett praktiskt hinder. Inte ett motstånd mot vaccinationen.
Påminnelser funkar dåligt
När chefer skjuter upp medarbetarsamtalen eller inte följer upp medarbetarundersökningen får det konsekvenser för hela organisationen. Den kortsiktiga lösningen blir att HR skickar påminnelse efter påminnelse och håller ännu en ledarskapsworkshop kring varför det här är viktigt.
Men ingen av de åtgärderna får någon betydande effekt.
Att förbereda ett medarbetarsamtal kräver förra årets anteckningar, rätt mall och att man har koll på målen som sattes då. Och om de sakerna är svåra att hitta så är det lätt hänt att man hoppar över ett par steg i processen. Trots påminnelser och tydliga instruktioner från HR.
Frågan vi måste ställa oss är alltså hur vi kan minska motståndet och förenkla processen, snarare än att öka trycket med fler påminnelser.
Var finns motståndet?
Det första steget är att se processen så som cheferna upplever den, inte som den är kommunicerad internt.
- Välj ett beteende. Utgå från något du vill se mer av hos era chefer. Till exempel att medarbetarsamtalen blir av i tid och att åtgärder och uppföljning fylls i på rätt ställe i systemet. Eller att resultatet från medarbetarundersökningen följs upp i varje team och att cheferna använder systemet på rätt sätt för detta.
- Räkna stegen. Gå igenom vad beteendet faktiskt kräver. Hur många system behöver chefen logga in i, var finns underlaget och vad måste chefen komma ihåg på egen hand? Hur lång tid tar det för chefen att förbereda sig och få rätt data och underlag på plats?
- Ta reda på var det stannar upp. Någonstans på vägen finns oftast ett steg där processen tar stopp. Där det krävs en ny inloggning, ett nytt system, en access som saknas eller en rutin man inte memorerat.
När du vet var motståndet uppstår blir det också tydligare vad som behöver förändras, och det är där rätt HR-system kan göra stor skillnad.
Hur kan ett HR-system minska motståndet?
Ett medarbetarsamtal går snabbare att förbereda när förra årets mål finns på samma ställe som mallen. Resultatet från medarbetarundersökningen blir lättare att följa upp och omsätta i åtgärder när chefen enkelt och tydligt ser sitt eget team och direkt får notiser om trendbrott. Allt det här förenklas ytterligare med hjälp av AI inbyggd i systemet, som fungerar som chefens egen assistent.
Det är inte brist på motivation som gör att cheferna inte gör som du säger. Det är förutsättningar.
Vill du ge cheferna bästa möjliga förutsättningar och samtidigt minska det administrativa HR-arbetet?
Hör av dig så visar vi hur du kan göra.
Boka demo