Anställningsuppgifter, avtal, frånvaro och dokument ligger utspridda mellan lönesystem, Excel, mejl och mappar. Samma information registreras flera gånger och blir snabbt inaktuell.

Avtal, introduktion, utrustning, behörigheter och säkerhetsinformation är beroende av att rätt chef kommer ihåg varje steg. Två projekt, två versioner av samma process.

Platschefer och arbetsledare har begränsat med tid framför datorn. När system och processer är krångliga hamnar administrationen centralt eller blir inte gjord alls.

Ni sätter upp flödet en gång och det körs likadant på varje arbetsplats. Varje projekt anpassar bara det som måste vara lokalt. Nya arbetsplatser ärver strukturen i stället för att bygga en ny, så det slutar hänga på vilken chef som är på plats.

De ligger på medarbetaren, på ett ställe, med dokumenten bifogade. HR och chefen ser samma information, så ingen behöver ett eget kalkylblad. Fråga Sia vem som har vad, och du får listan med källor.

Chefen har sin egen vy med mallar och påminnelser i mobilen eller i Teams. Avtal, frånvaro och uppföljning finns på plats när det är aktuellt. Chefen vet vad som ska göras och när, utan att ringa kontoret.

Färre manuella steg för HR och för cheferna ute på arbetsplatserna.

Samma flöde varje gång, oavsett projekt och oavsett vem som leder det.

Processen ligger i systemet, inte hos den som råkar komma ihåg den.