Att anställda använder sociala medier är en numera en självklar och normal del av vår vardag. Dock är detta en relativt ny företeelse, som kan leda till en rad problemställningar för arbetsgivare. Möjligheten att ständigt vara uppkopplad kan exempelvis göra att gränsen mellan arbete och privatliv blir otydligare.
Exempel på frågor som kan uppkomma är exempelvis; yttrandefrihet kontra lojalitetsplikt, arbetstid kontra fritid, arbetsmiljöaspekter, hur arbetstiden och arbetsgivarens utrustning används och om man kan tvinga sina anställda att vara aktiva i sociala medier?
Yttrandefrihet kontra lojalitetsplikt
Offentliganställda har en grundlagsskyddad yttrandefrihet, som i Sverige är mycket långtgående. Detta innebär i stort sett att anställda kan yttra sig negativt om sin arbetsgivare utan att arbetsrättsliga åtgärder får vidtas.
Sociala medier omfattas av samma regelverk som övriga informationskanaler. Om offentliganställda i sociala medier ger uttryck för olika åsikter om arbetsgivaren har arbetsgivaren rätten att bemöta de anställdas åsikter. Arbetsgivaren kan också ha en policy som anger att de anställda inte får göra sig till ”talesmän” för arbetsgivaren. Detta innebär att det måste tydliggöras att det inte är arbetsgivarens uppfattning i olika frågor utan den anställdes privata åsikter.
För privatanställda är lojalitetsplikten gentemot sin arbetsgivare starkare än yttrandefriheten. Lojalitetsplikten gäller alltid, d v s även utanför arbetstid. Man kan som arbetsgivare förebygga problem genom att tydligt informera de anställda om vad lojalitetsplikten innebär i praktiken.
Fritiden påverkar arbetsmiljön
Användande av sociala medier kan orsaka arbetsmiljöproblem på arbetsplatsen, även om det sker på fritiden. Anställda kan exempelvis uttala sig negativt och kränkande om kollegor och därigenom utsätta dem för trakasserier eller mobbing.
Arbetsgivaren har enligt arbetsmiljölagen ett ansvar för att de anställda inte utsätts för ohälsa. Om de anställdas användande av sociala medier påverkar arbetsmiljön negativt är arbetsgivaren alltså skyldig att ingripa och försöka lösa arbetsmiljöproblemen, även om användandet sker på fritiden.
Här är det viktigt att vara proaktiv och i förväg informera de anställda att kränkningar mm på nätet hanteras på samma sätt som eventuella kränkningar och trakasserier på arbetsplatsen.
Hur arbetstiden och arbetsgivarens utrustning används
Anställdas användning av sociala medier på arbetstid kan regleras av en policy. Arbetsgivaren kan exempelvis bestämma att privat användning av sociala medier inte får ske alls på arbetstid.
Likaså kan arbetsgivaren, exempelvis i en IT-policy, ha regler för hur arbetsutrustning såsom mobiltelefon, Ipad och dator får användas.
Policy och information
Om det uppstår problem med användning av sociala medier kan det i flera fall bero på okunskap eller bristande regelverk på arbetsplatsen. Genom en tydlig policy samt genom tydlig information till de anställda kan problem förebyggas.
Här är exempel på frågeställningar man som arbetsgivare bör tänka igenom och som en policy kan innehålla.
- Vilken närvaro ska organisationen ha i sociala medier?
- Vem skriver inlägg, svarar på inlägg mm?
- Får anställda använda sig av sociala medier på arbetstid?
- Vill man att de anställda ska profilera sig i sociala medier?
- Ska anställda stöttas med professionella bilder, företagstexter mm?
- Ska anställda använda sociala medier i egenskap av anställd eller privatperson?
- Är de anställda personligt ansvariga för publiceringar de gjort inom ramen för sin anställning?
Vill du lära dig mer om aktuella HR-frågor?
I Expert HR uppdaterar vi dig med senaste nytt inom HR-området. Få tillgång till våra aktuella webinar, gedigna faktabank, hundratals checklistor och mycket mer som hjälper dig i ditt arbete. Läs mer om Expert HR.
Boka demo