10 vanliga KPI:er för HR – vilka stöttar era affärsmål?

Data är en helt avgörande faktor för att kunna ta välgrundade beslut i linje med affärsmålen. För HR finns en flertal KPI:er som är viktiga att känna till och som kan bidra till bättre beslut. I den här artikeln går vi igenom några av dem.

👉 KPI står för Key Performance Indicator (nyckeltal). Det är ett mätvärde som används för att följa upp och utvärdera hur en verksamhet, ett team eller individer presterar i förhållande till uppsatta mål.

För HR är KPI:er viktiga då de gör det möjligt att arbeta strategiskt och datadrivet med frågor som annars kan bli subjektiva. Genom att mäta rätt saker kan HR identifiera trender, utvärdera effekten av sina insatser och visa på värdet av sitt arbete. Det ger ett bättre underlag för beslut och stärker HR:s roll som en affärskritisk partner i organisationen.

📈 Men kom ihåg att det inte handlar om att arbeta med så många KPI:er som möjligt. Fokusera på de nyckeltal som är viktiga för just er verksamhet och på de som gör skillnad för era affärsmål. Om det är ett eller tre KPI:er har ingen betydelse.

1️⃣ Time-to-hire

"Time-to-hire" är ett nyckeltal som visar hur lång tid det tar att rekrytera en ny medarbetare, från att rekryteringsprocessen startar till att personen börjar sin anställning.

Genom att mäta det här kan du som chef upptäcka om det finns flaskhalsar, problem i processen eller om kandidatupplevelsen haltar på något annat sätt. En snabb och välorganiserad rekryteringprocess ger ett bättre intryck och ökar chansen att behålla intressanta kandidater.

Hur man mäter: Time-to-hire = första arbetsdag – startdatum för rekryteringen.
Exempel: Om en rekrytering påbörjas den 1 februari och den nya medarbetaren börjar sin första arbetsdag den 15 april, blir time-to-hire 73 dagar. 15 april – 1 februari = 73 dagar.

Vissa väljer att även mäta delmoment, som hur lång tid det tar från att en annons publiceras tills ett erbjudande accepteras, för att få en mer detaljerad bild av processen.

Ett annat viktigt nyckeltal inom rekrytering är kostnad per rekrytering. Det hjälper till att hålla koll på hur mycket varje rekrytering kostar – inklusive annonsering, rekryteringsverktyg, intern arbetstid och eventuella rekryteringskonsulter. Genom att följa både tid och kostnad kan HR balansera mellan att rekrytera snabbt, hitta rätt kompetens och samtidigt hålla sig inom budget.

2️⃣ Personalomsättning bland nyanställda

Att välja rätt kandidater och säkerställa en smidig introduktionsprocess är avgörande för att behålla nya medarbetare. En hög personalomsättning bland nyanställda kan signalera problem i rekryteringsprocessen, kulturell mismatch, otydliga rollförväntningar eller ineffektivitet i introduktionsprocessens.

Hur man mäter: (Antal medarbetare som lämnar inom det första året / totala antalet nyanställda under samma period) × 100.

Observera att resultaten kan förvrängas om de inkluderar medarbetare som fortfarande genomgår introduktion. För ett säljteam kan time-to-productivity (tid till produktivitet) bättre återspegla rekryteringseffektivitet än personalomsättning bland nyanställda.

3️⃣ Utbildningstimmar

Att mäta medarbetarnas utbildningstimmar ger en tydlig bild av hur mycket organisationen investerar i sina anställdas kompetensutveckling. Det är ett viktigt nyckeltal för att visa engagemang i lärande, tillväxt och konkurrenskraft.

Hur man mäter: Totalt antal utbildningstimmar / totalt antal medarbetare.
Exempel: Om en organisation erbjuder totalt 1 200 utbildningstimmar under ett år till 100 anställda blir resultatet: 1200 / 100 = 12 timmar per medarbetare.

Internt kan uppdelning efter kön, ålder, roll eller avdelning visa var utvecklingsinsatserna är ojämnt fördelade, och hjälpa till att justera strategier för att nå jämställd och träffsäker kompetensutveckling.

Tid är ofta en mer neutral indikator än kostnad, särskilt när mycket lärande sker via kostnadsfria webbinarier, digitala kurser och kunskapsdelning på jobbet.

v2_equalpay_products_average_salary_chaos_to_control

4️⃣ Löneskillnader mellan män och kvinnor

Att mäta löneskillnader mellan män och kvinnor är centralt inom jämställdhet och inkludering. Det visar hur rättvist organisationen kompenserar män och kvinnor för likvärdigt arbete.

Hur man mäter: (Genomsnittlig lön för män − genomsnittlig lön för kvinnor) / genomsnittlig lön för män × 100.

Exempel: Om genomsnittslönen för män är 40 000 kr och för kvinnor 36 000 kr:
(40 000 − 36 000) / 40 000 × 100 = 10 % lönegap.

För att analysen ska vara rättvis måste lönejämförelser göras inom grupper av liknande tjänster och ansvarsnivå. Felaktig gruppering kan dölja eller förstora löneskillnader.

Andra relevanta nyckeltal är till exempel föräldraledighet, och vab. Det kan ge ett bredare perspektiv på hur jämställd organisationen verkligen är.

5️⃣ eNPS – Employee Net Promoter Score 💟

eNPS mäter lojalitet och svarar på frågan hur sannolikt det är att en medarbetare skulle rekommendera sin arbetsplats till andra. Genom att mäta eNPS får du som chef en fingervisning om medarbetarnas engagemang, stolthet och trivsel.

Hur man mäter: Procentuella andelen "promoters" (de som svarar 9–10) − andel "kritiker" (de som svarar 0–6).
Exempel: Om 60 % av medarbetarna ger betyg 9–10 och 20 % ger 0–6 så är eNPS 40. eNPS = 60 − 20 = 40.

För att förstå vad som driver resultatet är det viktigt att följa upp med frågor om ledarskap, kultur, balans mellan arbete och privatliv, karriärmöjligheter och tillit. Regelbundna mätningar hjälper chefer och HR att prioritera rätt insatser.

6️⃣ Sjukfrånvaro

Sjukfrånvaro påverkar både arbetsmiljö och produktivitet. Genom att följa frånvaron över tid kan organisationen identifiera mönster, riskfaktorer och kan sätta in åtgärder som förebygger ohälsa.

Hur man mäter: (Totalt antal sjukfrånvarodagar / totalt antal arbetsdagar) × 100.

Titta gärna på mönster: är frånvaron högre på måndagar? Har vissa team fler korta sjukperioder, medan andra har längre? Att även följa upp på typ av sjukfrånvaro och varaktighet ger en djupare förståelse och bättre beslutsunderlag för insatser.

7️⃣ Antal anställda

Att veta hur många medarbetare som finns i organisationen just nu kan låta självklart – men det är ett nyckeltal som är centralt för många andra analyser. Antal anställda ligger till grund för nyckeltal som personalomsättning, intäkt per medarbetare, könsfördelning, antal chefer per medarbetare och mer. Därför är det avgörande att ha en tydlig och konsekvent metod för hur antalet räknas.

Hur man mäter: Totalt antal aktiva medarbetare vid en viss tidpunkt.
Exempel: Om du den 1 mars har 245 personer i arbete (inklusive deltidsanställda), men tre är föräldralediga, två är konsulter och fyra ännu inte har börjat – då kanske du bara räknar 236 som aktiva medarbetare beroende på era definitionsval. Har ni dessutom 10 personer som jobbar 50 %, räknas de som 5 heltidsekvivalenter (FTE, Full time employees).

Flera organisationer väljer att rapportera både faktiska medarbetare och FTE. Det ger en mer rättvis bild av resursläget, särskilt i verksamheter med hög andel deltid eller visstid.

Tydlighet i vem som inkluderas – till exempel obetald tjänstledighet, konsulter eller personer i uppsägningstid – är avgörande för att nyckeltalet ska vara jämförbart över tid och mellan enheter.

HRM-Features-Analytics-CustomDashboard (2)

8️⃣ Personalomsättning

Att följa personalomsättning ger insikt i organisationens stabilitet och hur attraktiv arbetsplatsen är. Hög frivillig omsättning kan tyda på problem med kultur, ledarskap eller engagemang, medan låg omsättning inte alltid är positiv om den bromsar utveckling.

Hur man mäter: (Antal medarbetare som lämnat / genomsnittligt antal anställda) × 100.

Exempel: Om 15 medarbetare slutar under ett år, och snittantalet anställda är 150:
(15 / 150) × 100 = 10 % omsättning.

Det är viktigt att skilja på frivilliga och ofrivilliga avgångar (till exempel uppsägningar). Omsättning bör också kopplas till strategi – ersätts varje person som slutar, eller sker en naturlig minskning av personalstyrkan?

Jämför gärna med branschsnitt, men tänk på att ålder, arbetsmarknad och företagsstrategi kan påverka omsättningstakten.

9️⃣ Exitintervju

Exitintervjuer är värdefulla eftersom de kan ge djupare förståelse och ligga till grund för en bättre arbetsmiljö, bättre ledarskap och minskad retention. Varför lämnar medarbetarna? En fråga som självklart bör ställas.

Hur man mäter: (Antal avslut av ett visst skäl / totalt antal exitintervjuer) × 100.

Exempel: Om 8 av 40 exitintervjuer anger "karriärutveckling" som orsak: (8 / 40) × 100 = 20 %

Det är viktigt att använda konsekventa kategorier, till exempel "bättre erbjudande", "bristande ledarskap", "balans arbete/privatliv", men också att fånga upp nyanser i öppna svar. Kombinera kvantitativ data med kvalitativ analys (citat under intervjun) för att upptäcka både mönster och nya trender.

🔟 Distansarbete 👩🏼‍💻

Att få förståelse för var medarbetarna arbeta från är betydelsefullt av många orsaker. Bland annat för att optimera de gemensamma kontorsytorna och utveckla dessa utifrån sättet som teamen arbetar på. Utan en konkret bild av hur och var arbetet utförs, så är det svårt att utforma policys och ramverk för medarbetarna. VAR arbetet sker handlar också om HUR arbetet sker. Med aktuell data kring det här får HR och chefer en rättvis och uppdaterad bild av arbetssätt och närvaro på de gemensamma kontoren.

Hur man mäter:
Det vanligaste sättet att mäta var arbetet sker är genom systemstöd där medarbetarna loggar och registrerar sitt arbete/tid. Det är också vanligt att enskilda team därigenom kan se vem som jobbar var den aktuella dagen. Ett stöd som kan vara viktigt för samarbetsförmågan.

Många team har egna överenskommelser och policys kring var arbetet sker. Vissa är mest på kontoret, andra mest hemma. Att kombinera närvarodata med medarbetarfeedback, till exempel via en kort WFH-policyenkät, kan alltså ge viktiga insikter om både trivsel och samarbetsförutsättningar.

remote work simployer

Prediktiva nyckeltal

Traditionella nyckeltal tittar bakåt – men den verkliga kraften i att använda data ligger i att förutse framtiden. Prediktiv analys kan visa var olika risk, när kompetensbrister kan uppstå eller hur produktiviteten påverkas av dagens beslut.

Exempel på prediktiva nyckeltal:

Förväntad personalomsättning inom en viss avdelning.
Prognos för rekryteringsbehov baserat på affärsplan.
AI-baserade modeller för vilka medarbetare som riskerar att lämna.

Att kombinera historiska data med analys och teknik gör HR mer proaktiv och strategisk – och mer värdeskapande för hela verksamheten.

Vill du veta mer?

Vi är med dig genom hela medarbetarresan – från smidig mjukvara för personalhantering till hands-on utbildningar och pålitligt stöd från våra experter. Vi gör HR-processer enklare så att du kan fokusera på det som är viktigt.

Boka demo

Nyfiken på att se Simployer i action? Boka en demo idag och upptäck ditt nya HR-verktyg!

Boka demo

Nyhetsbrev

Prenumerera på vårt nyhetsbrev, så lovar vi att fylla din inkorg med de senaste nyheterna och insikterna inom HR.

Prenumerera nu