PMU (Pingstmissionens Utvecklingssamarbete), Pingsts största verksamhet, är beroende av biståndsmedel som kräver att de kan visa upp rutiner och strukturer vid granskning. Frågorna är konkreta: antal anställda, arbetsbelastning, kränkande särbehandling, hur code of conduct signeras, var informationen finns.

Hanna minns ett tillfälle då hon satt och blev intervjuad av revisorer inför en certifiering, nervös, tills hon insåg att svaret redan fanns.

Samma sak med ledningsgruppen: hon behöver inte räkna fram siffrorna själv inför varje dragning, de finns redan samlade i Simployers dashboard, allt från personalomsättning till hur långt arbetet med Equal Pay har kommit.

Med Simployer kunde Pingst göra sin lönekartläggning genom Equal Pay, tillsammans med skyddsombud och facket. Lönekartläggning är redan lagkrav, men lönetransparens, EU:s kommande krav på öppen lönesättning, är det ännu inte. Pingst står redo, inte för att ligga i framkant för sakens skull, utan för att redan ha svaret klart den dag någon frågar hur de tänker kring lika lön. 

Som Hanna själv uttrycker det: "Med Equal Pay kan vi ligga steget före när frågan kommer. Det skapar transparens och ett strukturerat sätt att jobba på."

Utan en gemensam mall varierade resultatet från butik till butik, inte för att någon jobbade sämre, utan för att det inte fanns något gemensamt att utgå från. Med Simployer triggar en nyanställning nu samma flöde, oavsett vilken av de 26 butikerna det handlar om: samma personalhandbok, samma mallar för onboarding och offboarding, anpassade efter roll och verksamhet, samma anställningsavtal och chefsguide.

"Vi har många olika typer av anställningar, med olika behov beroende på roll. Att kunna trygga igång onboardingen med mallar som anpassas efter roll eller verksamhet, det gör en enorm skillnad."

— Hanna Aldén, HR-generalist, Pingst

Ett konkret exempel: en ny medarbetare i butik mötte tidigare runt tio uppgifter vid start. De konsoliderades till tre, tack vare mallar anpassade efter roll. Ingen behöver längre komma ihåg allt på egen hand, och IT får automatiskt besked när det är dags att sätta upp en ny medarbetare.

Mindre avstämning, mer ledarskap

Hanna är ensam om HR-ansvaret, för en organisation hon själv beskriver som omöjlig att hålla i huvudet. Hon har kollegor som stöttar inom pension, försäkring och lön, och Second Hand har en egen arbetsmiljökoordinator, men själva HR-ansvaret bär hon ensam. Det som förändrats är vad hon behöver bära där: en samlad personalhandbok, mallar som håller ihop 26 butiker, och ett lönekartläggningsarbete som redan är igång.

Resultatet är inte att Hanna gör mindre. Det är att hon kan lägga tiden på rätt saker, med ett system som håller ihop det, butik för butik. 

"Det sparar mig så mycket tid att slippa checka in med varje regionchef. Systemet håller i det." 
-Hanna Aldén, HR-generalist, Pingst

Det är också det som gör delegeringen möjlig. Varje regionchef och verksamhetschef kan ta sitt eget personalansvar, eftersom rutiner, policys och riktlinjer redan finns på plats för dem att luta sig mot. Hanna kommer sällan i kontakt med butikerna direkt, hon kommunicerar genom regioncheferna, och de behöver ett system de i sin tur kan lita på när de för informationen vidare.