Fel lön har betalats ut - korrigera snabbt

Som arbetsgivare ska du korrigera felaktig preliminär lön så snart som möjligt. Om för mycket lön utbetalats måste arbetsgivaren påtala felet så snabbt som möjligt för att eventuellt kunna återkräva pengarna från den anställde.

I samband med löneberäkningen görs ibland korrigeringar för sådan lön som tidigare har betalats ut preliminärt. Det kan t ex handla om avdrag för de anställdas sjukfrånvaro och föräldraledighet en tidigare månad. De särskilda bestämmelserna om kvittning för fordringar (frivillig eller tvungen) gäller normalt inte för sådana korrigeringar som avser preliminär lön. Korrigeringar för preliminär lön betraktas istället som ett led i företagets interna löneberäkningsrutiner.

En förutsättning för korrigering av den preliminära lönen är att avdragen görs utan onödigt dröjsmål och så snart de kan göras rent praktiskt. Om arbetsgivaren väntar för länge med att t ex reglera ett avdrag för sjukfrånvaro kan det – för att avdraget ska få göras – krävas en överenskommelse med den anställde. Vid längre sjukfrånvaro är det bra att alltid informera den anställde om att sjukavdraget ifråga görs i efterskott, och att den anställde därmed har en skuld till arbetsgivaren. Denna information bör lämnas skriftligen.

I normalfall av utbetalning av preliminär lön är det fråga om ett så kallat medvetet fel i löneutbetalningen och en korrigering av ”felet” sker naturligt vid nästa löneutbetalning. Arbetsdomstolen (se särskilt AD 1980 nr 59) har formulerat en princip gällande lönekorrigering. Denna har sin grund i ett sådant ”medvetet fel” och som genomförs vid ”första möjliga tillfälle”, är att betrakta som löneberäkning och inte som kvittning. Vid kvittning gäller istället särskilda regler i kvittningslagen om frivillig eller tvungen kvittning.

Det är viktigt att notera att löneberäkning (och inte kvittning) förutsätter att felet i löneutbetalningen är ”medvetet”, det vill säga följer av systemet (till exempel att sjukfrånvaro efter en viss dag inte har kunnat beaktas). Detta innebär alltså att rena misstag i löneuträkning och löneredovisning i princip inte utgör löneberäkning. Därmed är kvittningslagen tillämplig vid korrigering eller återkrav i sådana misstagssituationer.

Att kräva tillbaka pengarna

Om en arbetsgivare har betalat ut för mycket lön av misstag, t ex på grund av en felräkning, går det i vissa fall att kräva den anställde på återbetalning av beloppet. Det gäller dock endast under förutsättning att den anställde har insett eller borde ha insett misstaget, och ändå har tagit ut pengarna utan att informera arbetsgivaren om felet. De särskilda kvittningsreglerna blir då aktuella, se ovan. Arbetsgivaren måste vidare påtala felet snarast.

Vad gäller vid godtrosförvärv?

Om en felaktigt utbetald lön inte är ett så kallat medvetet fel, kan det inträffa att arbetstagaren gör ett godtrosförvärv till det felaktigt utbetalda beloppet. God tro innebär att arbetstagaren varken förstod eller borde ha förstått att beloppet var felaktigt. Det är arbetstagaren som har bevisbördan för att han eller hon var i god tro. Om exempelvis det felaktiga beloppet är relativt litet, lönebeskedet är otydligt eller lönen brukar variera, kan det finnas förutsättningar för godtrosförvärv (se till exempel AD 1979 nr 34, AD 1983 nr 163 och AD 1989 nr 59).

I de fall då arbetstagaren gör ett godtrosförvärv, förlorar följaktligen arbetsgivaren helt och hållet sin rätt att återkräva det felaktigt utbetalda beloppet.

Avräkning för förskottssemester

Det förekommer att anställda får förskottssemester när de börjar sin anställning. Om en anställd slutar inom fem år får arbetsgivaren – med vissa undantag – räkna av den förskotterade semesterlönen mot innestående semesterersättning. Detta betraktas varken som korrigering av preliminär lön eller som kvittning.

Sammanfattning och praktiska råd gällande lönekorrigering

Vid felaktigheter i löneutbetalningar är det viktigt att tänka på följande:

1. Om det rör sig om ett så kallat medvetet fel (se ovan), ska korrigeringen ske vid första möjliga tillfälle.
2. Det är viktigt att arbetsgivaren så snart som möjligt kontaktar arbetstagaren vid felaktiga löneutbetalningar som inte varit medvetna fel. Detta för att (om möjligt) undvika godtrosförvärv.
3. Om det är klart att löneberäkning inte har genomförts på ett korrekt sätt och arbetstagaren inte har gjort ett godtrosförvärv, blir kvittningslagen tillämplig vid återkrav från arbetstagarens sida.
4. Vid kvittning skiljer man mellan frivillig och tvungen kvittning. Frivillig kvittning innebär att det finns ett kvittningsmedgivande. Arbetsgivaren har bevisbördan för att ett kvittningsmedgivande finns. Notera att arbetstagaren närsomhelst kan återkalla kvittningsmedgivandet. Tvungen kvittning måste gå genom Kronofogden (men det är en särskild historia).