Slik kan HR hjelpe lederne i en presset hverdag

Ledere opplever økende press og mindre tid til medarbeideroppfølging. Hvilken rolle bør HR ta i en mer krevende lederhverdag? I denne artikkelen får du fem konkrete grep HR kan bruke for å styrke og avlaste lederne.

Lederrollen har alltid vært krevende. Men mange opplever at presset i dag er mer konstant, mer komplekst – og mer personlig enn noen gang.  Forventningene kommer fra alle kanter: toppledelse, ansatte, HR, kunder og teknologiutvikling. Tempoet er høyere, kravene flere – og konsekvensene større om man trår feil.

I en fersk HR-undersøkelse gjennomført av Simployer svarer mange HR-fagfolk at ledere ikke får nok tid til å følge opp medarbeiderne sine. Det gjør noe med både kvaliteten på lederskapet og arbeidshverdagen.

– Når lederne presses på tid, er det lett at den menneskelige kontakten med medarbeiderne forsvinner, altså selve grunnlaget for god ledelse, sier HR-rådgiver i Simployer, Fam Manson.

Hva kan HR gjøre for å styrke lederne? Her er fem konkrete grep:

1. Skap tydelige forventninger til lederrollen

Mange ledere er usikre på hva som faktisk forventes av dem. Hva skal prioriteres når alt haster? Hvor ligger mandatet? Hvilken myndighet har de?

–  Vi må ikke glemme at ledere også er medarbeidere. Hvis de ikke vet hva som ligger i rollen, både når det gjelder ansvar, rammer og myndighet, blir det fryktelig vanskelig å være leder», sier Karoline Dystebakken, som er juridisk rådgiver i HR og ledelse i Simployer.

HR kan bidra ved å:

• Tydeliggjøre prioriteringer når tidspresset øker

• Avklare rolle, ansvar og myndighet – særlig i krevende situasjoner som sykefraværsoppfølging

• Starte i det små: Velg én forventning dere vil bli tydeligere på – og følg den opp

–  Ikke tenk for stort. Begynn med den ene tingen dere vet er uklar og jobb systematisk med den, råder Dystebakken.

2. Etabler enkle, repeterende lederrutiner

Mange virksomheter har allerede rutiner og systemer, men utfordringen er at de ikke brukes.  

– Her handler det om å etablere enkle, repeterende lederrutiner slik som faste møtepunkt, én-til-én-samtaler eller en kaffeprat. Ting som faktisk får lederne til å møte folkene sine, sier Fam Manson.

HR kan:

• Rydde i eksisterende rutiner: Hva skal brukes – og hva kan tas bort?

• Forankre én konkret praksis, for eksempel en månedlig 15-minutters samtale

• Følge opp og minne på – uten å overta lederansvaret

– Det finnes altfor mange rutiner som blir ‘nice to have’.  Bestem dere for at hvis det er en rutine hos dere, så skal den også brukes, legger Dystebakken til.

Her kan i tillegg et HR-system:

• Automatisere påminnelser om medarbeidersamtaler og oppfølging

• Gi ledere en tydelig oversikt over hva som skal gjøres – og når

• Dokumentere gjennomført oppfølging på en enkel måte

–  Systemstøtte gjør det enklere å faktisk etterleve det man har besluttet, sier Simployers rådgivere.

💡 Les også: Hva er egentlig et HR-system? 

3. Frigjør tid til menneskelig ledelse

Det kanskje viktigste grepet er også det mest krevende: Å sikre at ledere faktisk har tid til å være ledere.

– Det finnes ikke noe viktigere enn å følge opp folkene sine, men gang på gang ser vi at ledernes tid spises opp av to ting: Møter og rapportering, sier Dystebakken.

HR kan sette søkelys på:

• Møtestruktur: Må lederen være i alle møter? Kan de forkortes? Kan noen fjernes?

• Rapportering: Hva er faktisk nødvendig?

• Prioritering: Blir personalledelse målt og etterspurt – eller kun driftstall?

– Hvis vi aldri setter av tid på personaloppfølging, så vil det bli nedprioritert. Så enkelt er det, sier Fam Manson.

4. Forbered ledere på en AI-støttet lederrolle

AI er allerede en del av arbeidshverdagen, og de fleste HR-medarbeidere bruker nå AI i jobben daglig.  

– HR må gå foran og hjelpe ledere å forstå hvordan AI påvirker beslutninger, kommunikasjon og forventninger.  Å etablere retningslinjer for ansvarlig bruk er en nødvendighet, sier Simployers rådgivere.

HR kan:

• Avklare hva AI skal brukes til – og hva det ikke skal brukes til

• Sikre at regelverksvurderinger baseres på kvalitetssikrede kilder

• Gi lederne trygghet i hvordan verktøyene brukes som støtte – ikke erstatning

–  Her er kombinasjonen av teknologi og kvalitetssikret faginnhold avgjørende. Et moderne HR-system med integrert, kvalitetssikret innhold gir et tryggere utgangspunkt enn å lene seg på tilfeldige svar fra åpne AI-verktøy, legger Dystebakken til.

5. Hold fokus på psykologisk trygghet og kultur

Psykologisk trygghet handler om å tørre å si hva man mener, uten å være redd for konsekvensene.

–  For noen er nok psykologisk trygghet bare et fancy uttrykk i en stillingsannonse, men for å oppnå dette må virksomheter jobbe aktivt med det. Start med: Hva betyr psykologisk trygghet hos oss?, sier Dystebakken.

HR kan:

• Kartlegge hvordan medarbeiderne opplever psykologisk trygghet

• Bruke medarbeiderundersøkelser og samtaler aktivt

• Definere hva begrepet betyr hos dere – konkret og praktisk

Et HR-system kan støtte dette gjennom:

• Medarbeiderundersøkelser og pulsmålinger

• Strukturert oppfølging av funn

• Dokumentasjon av tiltak og utvikling over tid

💡 Last ned gratis sjekkliste: Godt psykososialt arbeidsmiljø

HRs viktigste oppgave: Å sette agendaen

HRs rolle, myndighet og mandat varierer fra virksomhet til virksomhet. Likevel har de fleste HR-funksjoner en viktig stemme og betydelig påvirkningskraft i virksomheten .

–  Gjennom støtten dere gir til ledere, sitter HR på verdifull innsikt i hva virksomheten faktisk strever med. Denne innsikten bør brukes strategisk, til å sette agenda og styrke lederne i deres ansvar, sier Simployers rådgivere.

Og avslutter med: 

–   HRs oppgave er å drive lederstøtte, ikke å overta lederrollen eller det operative ansvaret som ligger hos linjeleder.