Møtet du aldri må avlyse

Mye å gjøre på jobben? Uansett hva du gjør: Ikke avlys samtalen med medarbeideren din. Det sender dårlige signaler og kan bli kostbart i det lange løp. Lær deg heller å prioritere med «Eisenhower-matrisen». 

Når kalenderen blir full er det spesielt ett møte som ledere altfor ofte ender opp med å avlyse. Det er ikke styremøtet. Det er ikke budsjettgjennomgangen. Det er én-til-én-møtet med medarbeiderne i teamet.

–  Det er en av de dyreste feilene du som leder kan gjøre, sier den svenske HR-profilen, Johanna Koistinen, som blant annet står bak podcasten «Personaltanten».

En møteavlysning sender et signal

Når kostnadskontroll og effektivisering dominerer ledelsens agenda, er det lett å la individuelle samtaler bli en luksus, eller noe som bare kan vente til neste uke.

Men for medarbeideren er dette møtet ofte den eneste anledningen i uken eller måneden der spørsmål om retning, prioritering og trivsel faktisk kan løftes frem, utenfor det daglige operative stresset. Når det avlyses, sender det et tydelig signal fra deg som leder: Det vi skulle snakke om, er ikke så viktig.

Johanna Koistinen, er klar i sin anbefaling:

– Uansett hvor presset situasjonen er, må du aldri droppe de faste samtalene med medarbeiderne dine. Må du booke om – legg det tidligere, ikke senere. Det sender et helt annet signal, sier hun.

Hvorfor avlyser ledere én-til-én-møtene sine?

Det er liten tvil om at ledere har en presset hverdag.  Rapporter skal inn, beslutninger trekker ut, og akutte oppgaver må prioriteres. Så hvordan kan ledere prioritere samtalen med medarbeiderne?

Den beste måten å beskytte samtalen med medarbeiderne på er å ikke la den være forhandlingsbar. Sett opp møtene fast i kalenderen, god tid i forveien. Behandle dem slik du behandler et møte med din nærmeste leder. Det skal være en virkelig god grunn for å avlyse.

Johanna Koistinen deler et konkret verktøy hun stadig vender tilbake til i sine ledersamtaler: prioriteringsmatrisen. Den enkle Eisenhower-matrisen skiller mellom hva som er presserende, hva som er viktig, og hva som er ingen av delene.

– Det er et av de enkleste verktøyene som finnes, og veldig effektivt. Til og med rutinerte ledere får en aha-opplevelse når de ser at de systematisk har nedprioritert det aller viktigste.

Dialogen med medarbeiderne hører hjemme i boksen «viktig, men ikke like tidskritisk».

Start å prioritere allerede denne uken

1.    Gå gjennom kalenderen din. Hvor lenge siden er det du hadde en én-til-én med medarbeiderne i teamet ditt?
2.    Book inn med én gang. Legg samtalene tidlig i uken.
3.    Se webinar med Johanna Koistinen (på svensk) og lær mer om å prioritere.

 💡 Vil du sikre at medarbeidersamtalene dine har riktig fokus fra start? Simployer Medarbeidersamtaler gir deg maler, struktur og oppfølging. Se hvordan det fungerer!