Kan arbeidsgiver kreve at ansatte kommer tilbake på kontoret?

Ja, arbeidsgiver har styringsrett og kan normalt kreve at ansatte møter på kontoret. Hvor mye dere kan bestemme, avhenger likevel av hva som er avtalt, og hvordan hjemmekontoret har blitt praktisert. Her svarer Simployers rådgiver på 10 spørsmål om hjemmekontor, blant annet om styringsrett, kontordager, hjemmekontoravtale og når hjemmekontorforskriften gjelder.

Tre av ti arbeidsgivere vurderer nå å stramme inn på ordningen om hjemmekontor, viser en spørreundersøkelse Simployer gjorde i et gratissendt webinar om hjemmekontor nylig. Det overrasker ikke juridisk rådgiver Karoline Dystebakken, som har sett trenden en god stund: Mange ønsker å stramme inn, men er usikre på hva som skal til og hvilke regler som gjelder. 

Her svarer Dystebakken på noen av spørsmålene som ble sendt inn under det direktesendte webinaret. 

1. Har det nå blitt mer vanlig å stramme inn på hjemmekontor?

Ja, vi i Simployer opplever at flere arbeidsgivere justerer fordi arbeidsgiver mener at hjemmekontor er årsaken til utfordringer knyttet til samarbeid, arbeidsmiljø, ledelse og drift.

Hjemmekontor kan fungere godt, men mange innførte ordningen uten å ta innover seg at dette uten tvil er en organisatorisk endring som påvirker arbeidsmiljøet. Dermed har de færreste kartlagt innvirkningen dette kunne få for arbeidsmiljøet og ikke konkret jobbet for å unngå at organiseringen har gått utover arbeidsmiljøet for eksempel sentrale forhold som samarbeid, informasjonsflyt, tilhørighet, ledelse, arbeidstid og oppfølging.

2. Hva er viktig å tenke på fra ledelse hvis det vurderes innstramming av hjemmekontor?

Det første ledelsen bør gjøre, er å avklare hvorfor det vurderes å stramme inn. Hva ønsker virksomheten å oppnå eller bevare? Handler det om samarbeid, informasjonsflyt, tilhørighet eller drift? Og er det hjemmekontorordningen som påvirker disse forholdene, eller kan det være andre årsaker?

Som ved andre organisatoriske endringer bør arbeidsgiver kartlegge behovet og vurdere hvordan en innstramming vil påvirke arbeidstakerne, arbeidsmiljøet og driften. Ledelsen bør også undersøke om innstramming alene vil ha ønsket effekt, om andre tiltak kan avhjelpe det samme, eller om flere tiltak må ses i sammenheng.

Ta arbeidstakerne, tillitsvalgte, verneombudet og eventuelt arbeidsmiljøutvalget med på råd før beslutningen tas. Medvirkning gir et bedre beslutningsgrunnlag. Når beslutningen er tatt, må arbeidsgiver informere om hva som endres, hvorfor endringen gjennomføres, og være tydelig på hva som forventes av arbeidstakerne.

Det er også viktig å tenke på oppfølgingen av innstrammingen, for å sikre at ønsket effekt oppnås.

3. Når avtalen ikke sier noe om hvilke ukedager de ansatte skal være på kontoret, kan da en avdelingsleder bare bestemme at alle må være på kontoret f.eks mandag til onsdag hver uke?

Ja, det vil normalt ligge innenfor arbeidsgivers styringsrett å bestemme hvilke dager de ansatte skal møte på kontoret. En avdelingsleder kan ta en slik beslutning dersom myndigheten er delegert til lederen.

Før beslutningen tas, bør arbeidsgiver kontrollere om arbeidsavtaler, hjemmekontoravtaler eller tariffavtaler begrenser handlingsrommet. De ansatte bør få informasjon, mulighet til å komme med innspill og en tydelig forklaring på hvorfor bestemte kontordager er nødvendige. Det er likevel arbeidsgiver som til slutt beslutter hvordan arbeidet skal organiseres.

4. Noen ansatte har permanent hjemmekontor fordi det ''bare har blitt sånn''.  Hvordan skal vi håndtere dette og hvordan skal vi eventuelt få disse personene tilbake på jobben?

At ordningen «bare har blitt sånn», betyr normalt at dere kan endre den innenfor styringsretten. Unntaket er hvis den langvarige praksisen har blitt en del av den individuelle arbeidsavtalen, men det skal mye til. Sjekk derfor først om de ansatte har fått muntlige løfter, eller om det likevel finnes noe skriftlig.

Selv om endringen ligger innenfor styringsretten, må den bygge på saklige grunner og gjennomføres ryddig. Snakk med hver enkelt, forklar hvorfor virksomheten ønsker mer tilstedeværelse, og gi et rimelig varsel før endringen gjelder. En gradvis overgang kan gjøre det lettere for dem som har jobbet hjemme lenge.

Skal noen fortsette med hjemmekontor fast deler av uken, krever hjemmekontorforskriften en skriftlig avtale. Beskriv i avtalen hvilke situasjoner e.l. som kan føre til endringer i ordningen, så dere slipper samme situasjon senere.

5. Hvis en ansatt har hatt to dager med hjemmekontor per uke i flere år, kan det da anses som fast selv om man ikke har en skriftlig avtale ?

Ja. To faste hjemmekontordager per uke er en fast ordning, selv om partene ikke har skrevet en avtale. Manglende skriftlig avtale vil da være i strid med hjemmekontorforskriften, men betyr ikke i seg selv at ordningen er uforanderlig.

Arbeidsgiver bør få avtalen på plass og beskrive blant annet omfang, arbeidstid, tilgjengelighet, varighet og hvordan ordningen kan endres eller sies opp. 

6.  Vi har én valgfri dag hjemme i uka. Kan arbeidsgiver ta denne dagen fra ansatte som ikke leverer og fortsette å la andre ha hjemmekontoravtale?

Ja, det kan være saklig å kreve mer tilstedeværelse fra enkelte ansatte dersom hjemmekontor påvirker oppgaveløsningen, samarbeidet eller oppfølgingen. Arbeidsgiver trenger ikke ha samme ordning for alle, men forskjellen bør bygge på relevante forhold og praktiseres konsekvent.

7. Kan arbeidsgiver fritt velge hvem/hvilke roller som kan ha hjemmekontor og ikke?

Arbeidsgiver kan i utgangspunktet bestemme hvilke roller og oppgaver som egner seg for hjemmekontor. Det ligger til arbeidsgivers styringsrett og organisere, lede og kontrollere arbeidet og ta nødvendige beslutninger for å sikre ivaretakelse av drift og arbeidsmiljø. Saklige grunner kan være behov for fysisk tilstedeværelse, kundekontakt, samarbeid, opplæring, utstyr, informasjonssikkerhet, taushetsplikt eller personvern.

Det er derfor ikke nødvendigvis usaklig forskjellsbehandling at noen får hjemmekontor og andre ikke.

8. Kan vi be folk med særlig uavhengig stilling om å møte på kontoret?

Ja, normalt kan arbeidsgiver kreve at også ansatte i særlig uavhengige stillinger møter på kontoret. Unntaket for særlig uavhengige stillinger gjelder først og fremst arbeidstidsreglene. Det gir ikke automatisk rett til å velge arbeidssted.

Hva arbeidsgiver kan kreve, avhenger likevel av arbeidsavtalen, hjemmekontoravtalen og hvor stor frihet som faktisk ligger i stillingen. En særlig uavhengig stilling forutsetter reell selvstendighet i hvordan og når arbeidet organiseres. Svært detaljert styring av både arbeidstid og tilstedeværelse kan derfor være et tegn på at stillingen ikke reelt er særlig uavhengig. Forventningene til oppmøte og tilgjengelighet bør beskrives tydelig i avtalen.

👉 Les også: Dette må du vite om særlig uavhengig stilling

9. Ved sporadisk hjemmekontor, halve dager, en dag i blant; må det da skrives en avtale?

Nei. Hjemmekontorforskriften gjelder ikke ved kortvarig eller sporadisk arbeid hjemme, og da kreves det normalt ikke en egen hjemmekontoravtale. Det kan for eksempel være en enkelt dag eller noen timer ved et tilfeldig behov.

Arbeidsgiver bør uansett ha tydelige retningslinjer for hvem som kan arbeide hjemme, hvordan det avtales, og når en sporadisk praksis går over til å bli en fast ordning.

10. Kan arbeidsgiver nedlegge kontoret og kreve at alle i stedet skal ha hjemmekontor?

Arbeidsgiver kan beslutte å legge ned et kontor, men kan normalt ikke ensidig gjøre den ansattes hjem til fast arbeidsplass. Hjemmekontor som fast ordning krever en skriftlig avtale, og arbeidsstedet følger også av den ordinære arbeidsavtalen.

Hvis nedleggelsen innebærer en vesentlig endring av arbeidsforholdet, må arbeidsgiver forsøke å komme til enighet med den enkelte. Dersom det ikke lykkes, må arbeidsgiver vurdere om vilkårene for endringsoppsigelse er oppfylt. Den ansatte kan da tilbys en ny avtale der hjemmet er arbeidsplass, men står i utgangspunktet fritt til å takke nei.

🎥 Se webinaret: Hjemmekontor - hva nå?