5 fallgruver ved hjemmekontor

Mange arbeidsgivere strammer nå inn på hjemmekontorordningen og ber ansatte signere nye avtaler.

Arbeidslivsdebatten har rast siden DNB gikk ut med nyheten om at de strammer inn på hjemmekontorordningen sin denne høsten. De ønsker mer tilstedeværelse av medarbeiderne på kontoret. Andre arbeidsgivere gjør det samme.

Simployers rådgivere har sett tendensen en stund.

–  Det vi ser nå, er at arbeidsgivere prøver å ta kontroll over noe de har rett og plikt til å styre. Det er lett å være etterpåklok, men en del arbeidsgivere har nok innført hjemmekontor uten å tenke godt nok over konsekvensene, sier juridisk rådgiver i Simployer Karoline Dystebakken.  

Gjennom de siste årene har hun snakket med flere arbeidsgivere som har vært frustrerte.  

–  De opplever å miste kontrollen og muligheten for oppfølging, og at hjemmekontor er en ordning de bare må godta og uten mulighet for styring over, sier hun.

Kan arbeidsgiver stramme inn hjemmekontor?

Ja. Styringsretten gir arbeidsgiver rett til å organisere arbeidet og driften, og til å følge opp de ansatte.  

 –  Det innebærer også å gjøre nødvendige justeringer, som for eksempel å stramme inn på hjemmekontor. Styringsretten gir arbeidsgiver rett og plikt til å styre og organisere arbeidet slik de mener er best for drift og arbeidsmiljø, sier Dystebakken.

Oppe i det hele, må heller ikke arbeidsgiver glemme arbeidstakers medvirkningsrett og medvirkningsplikt.  

–  Arbeidsgiver må sørge for at de ansatte forstår hvorfor endringer gjøres, og følge dem opp gjennom prosessen, ikke bare vedta endringene og gå videre, sier Dystebakken. 

Her er fem vanlige fallgruver ved hjemmekontorordning:

1. Uklare rammer og forventninger

Når ansatte jobber hjemmefra, kan det fort bli frustrasjon, hos både arbeidstaker og leder,  dersom rammene er uklare.

Mange arbeidstakere har aldri opplevd et arbeidsliv uten hjemmekontor. De kan dermed ha uklare forventninger til arbeidsplassen, selvledelse og hva det betyr å være en del av et fellesskap.  

En klar hjemmekontorpolicy og oppfølging av denne er avgjørende. Husk at arbeidsgivers styringsrett og arbeidstakernes medvirkningsplikt også gjelder på hjemmekontor.

2. Glemmer å ivareta arbeidsmiljøet

Arbeidsmiljøloven gjelder også på hjemmekontor. Arbeidsgiver har fortsatt ansvar for at arbeidsplassen er forsvarlig; fysisk, ergonomisk, psykososialt og organisatorisk.

Hjemmekontor kan utgjøre risiko ved at det kan være vanskelig å skille jobb og privatliv, samt svekke samarbeid. Arbeidsgiveren må kartlegge påvirkningen og vurdere tiltak.

👉 Les også: Hva er egentlig psykososialt arbeidsmiljø? 

3. Svekket tilhørighet og kultur

Når medarbeidere sitter spredt, blir det vanskeligere å bygge lagfølelse, kultur og felles identitet. Risikoen øker for at ansatte føler seg isolert, og at kunnskapsdeling og samarbeid svekkes. Nyansatte mister viktig opplæring og uformell læring.

Bevisst innsats for å opprettholde teamfølelse (digitale møteplasser, faste kontordager og mentorordninger) kan være nødvendig, men ikke minst ta tak i det som skurrer.

4. Vanskeligere oppfølging og ledelse

Ledelse på avstand kan kreve andre verktøy enn tradisjonell kontorledelse. For detaljert kontroll kan skape mistillit, mens for lite oppfølging gir retningstap og svakere prestasjoner.

Den største fallgruven: å ikke ha gjort bevisste vurderinger rundt dette, eller å ha en oppfatning om at oppfølging er det samme som kontroll og mistillit.  

For å lykkes bør du:

• Sette klare mål med tydelige prioriteringer
• Ha regelmessige oppfølgingssamtaler. Ikke la medarbeiderne seile sin egen sjø.
• Fokusere på resultater fremfor fysisk tilstedeværelse

At hjemmet er en mulig arbeidsplass betyr ikke at alle plutselig kan lede seg selv. Leder må fortsatt følge opp og gi støtte som tidligere.

5. Midlertidig blir varig – uten evaluering  

Mange bruker hjemmekontor som tilrettelegging ved sykefravær eller i ulike livsfaser. Det kan være bra, men uten bevisst styring blir midlertidige ordninger lett permanente, selv om de ikke fungerer.

Som leder bør du sette en tydelig varighet og evaluer jevnlig:

• Fungerer ordningen slik det var tenkt?
• Er behovet for tilrettelegging fortsatt til stede?
• Hvordan påvirker det arbeidsmiljø og kultur?

Arbeidsgiver må være tydelig på at hjemmekontor som tilrettelegging er nettopp det: midlertidlig. 

Må hjemmekontoravtalen endres?

Omfanget av hjemmekontor er en del av avtalen, og en endring i omfang må gjenspeiles i den. Det kan gjøres som et tillegg til eksisterende avtale, der kun punktet om omfang endres og resten består som før. 
Dystebakken minner om viktigheten av at arbeidstaker må skrive under. En avtale om hjemmekontor kan bare inngås frivillig, aldri pålegges ensidig.

Hjemmekontor som en fast ordning er regulert i hjemmekontorforskriften, som nettopp krever en slik skriftlig avtale.

–  Mange opplever allerede støy rundt endringen, og frykter enda mer støy hvis alle ansatte samtidig skal signere nye avtaler eller tillegg. Konsekvensen må likevel være tydelig: vil ikke en ansatt skrive under, er det heller ikke grunnlag for hjemmekontor. Uten avtale, ingen ordning, sier hun.

–  Det som avgjør om hjemmekontor ender som en styrke eller en fallgruve, er det samme som før: hva arbeidsgiver forventer må være tydelig kommunisert og forventningen må følges opp, uavhengig av hvor arbeidstaker utfører arbeidet sitt, avslutter Dystebakken.