Ikke alle har råd til å legge ut for jobbreiser 

Når ansatte må legge ut for jobbreiser, kan konsekvensene bli større enn mange arbeidsgivere er klar over. For noen blir privat økonomi et hinder for å delta på kurs, møter og prosjekter.

–  Dette er ikke bare en reiseregningssak, men også en HR-sak, sier HR-rådgiver i Simployer, Fam Manson.  

Har ikke råd til å legge ut for reise

I Norge finnes det ingen lovbestemmelser som regulerer hvordan reiseutgifter skal dekkes. Dette må avtales mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Tradisjonelt har mange virksomheter hatt en praksis der ansatte legger ut, og får beløpene refundert etter innsending av reiseregning.

–  En jobbreise kan raskt medføre utlegg på 10–20 000 kroner, og i enkelte bransjer langt mer. Det er det ikke alle som har mulighet til å legge ut for, og en konsekvens kan bli at de da avstår fra å reise, sier Espen Øren, økonomirådgiver i Simployer.    

Erfaringer fra Simployer kan tyde på at dette er mer utbredt enn mange arbeidsgivere er klar over.  

–   Det er viktig å tenke på at likviditet ikke nødvendigvis henger sammen med lønnsnivå. Ansatte med «god lønn» kan ha høy gjeld, store faste kostnader eller midlertidige livshendelser som gjør utlegg krevende. Arbeidsgiver bør derfor være forsiktig med å anta at dette er uproblematisk for alle, sier Øren.  

Privatøkonomi er et tabuområde

Privatøkonomi er for mange et av de siste store tabuene på arbeidsplassen. Å innrømme økonomiske utfordringer kan oppleves skambelagt, særlig for ansatte der omgivelsene antar at «dette burde de ha råd til».  

–    Som arbeidsgiver kan du ikke forvente at ansatte selv tar opp utfordringer knyttet til utlegg.  Mange vil kanskje tenke at det ikke er så farlig at en ansatt avstår fra en enkelt reise, men over tid vil dette påvirke både like muligheter, utvikling og tilhørighet, sier HR-rådgiver, Fam Manson.

Ifølge Simployers rådgiver har HR en viktig rolle her: Å senke terskelen for å si fra, uten at ansatte må forklare eller forsvare behovet sitt. Ansatte skal kunne be om en alternativ løsning, som firmakort eller forskudd, uten å dele detaljer om privatøkonomien.

Alternative måter å dekke reiseutgifter på

Simployers HR-rådgiver mener det kan være lurt endre rutinene for hvordan reiseutgifter dekkes. Det finnes flere alternativer til privat utlegg:

• Reiseforskudd 
  Ansatte mottar et forskudd basert på forventede kostnader, som avregnes mot reiseregningen. Forskuddet bør avregnes ved neste lønn, slik at det ikke behandles som lån. Fordelen er at den ansatte får mulighet til å reise uten privat kreditt. Ulempen er at det krever en tydelig rutine for avregning, og at den ansatte vet hvor hvor de kan be om forskudd i god tid. 
  
  
• Firmakort 
  Et kredittkort der arbeidsgiver har betalingsansvaret, ofte med faktura direkte til virksomheten. HR og policy bør tydelig beskrive hvem som kan bruke firmakort, til hva det kan brukes og hvordan kvitteringer håndteres, slik at ordningen oppleves som en forenkling.
  
  
• Direktefakturering 
  Arbeidsgiver kan selv bestille flybilletter, hotell og lignende. Den vanligste måten å gjøre dette på, er ved å inngå en avtale med et reisebyrå der virksomhetens kredittkort belastes ved bestilling av reiser.

–  For å sikre lik praksis, bør rutiner, ansvar og fremgangsmåte være tydelig beskrevet i virksomhetens håndbøker og reise-/utleggspolicy. Uansett hvilken løsning arbeidsgiver velger, er det viktig å ha tydelige rutiner for refusjon og utbetaling, for eksempel faste frister for utbetaling av godkjente reiseregninger. For HR handler dette om å redusere stress og friksjon, og for lønn om forutsigbarhet og færre avvik, sier Manson.

👉 Les også: Slik hjelper du medarbeidere med dårlig råd

Ikke én løsning for alle

Simployers rådgiver er klar over at det alltid vil være virksomheter der det ikke vil være hensiktsmessig å endre reiserutinene.  

–  Dersom ansatte fortsatt skal legge ut privat, er det desto viktigere å legge til rette for at de som har utfordringer kan ta kontakt og få en alternativ løsning. Dette bør gjøres som en verdig, universell tilrettelegging, og ikke som en «hjelpeordning», sier hun.  

Tips til HR

Gjør det enkelt å be om alternativ løsning, uten begrunnelse.

Gi ansatte et trygt kontaktpunkt (for eksempel HR eller lønn), slik at de slipper å ta det med nærmeste leder hvis det oppleves vanskelig.

Gi ledere et kort «manus», slik at de ikke spør hvorfor, men løser det praktisk.

– Når jobbreiser i praksis forutsetter privat likviditet, er det ikke lenger bare et administrativt spørsmål. Det er et leder- og HR-ansvar å sikre at økonomi ikke blir et hinder for deltakelse, sier Manson.

Sjekkliste for HR og lønn

• Har vi et prinsipp om at jobbreiser ikke skal forutsette privat likviditet?
• Tilbyr vi minst én løsning uten privat utlegg (firmakort/direktefakturering/forskudd)?
• Har vi en tydelig frist for refusjon av godkjente reiseregninger?
• Vet ledere hva de skal si – og hva de ikke skal spørre om?
• Har ansatte en diskret kanal for å be om alternativ løsning?

👉 Les også: Slik håndterer du spørsmål om lønn i medarbeidersamtalen