Bruk av Uber og Airbnb på jobbreise

For mange arbeidstakere er det praktisk å bruke ikke-tradisjonelle plattformer når de skal på jobbreise, i stedet for ordinær taxi og hotell. Hva skal til for at arbeidsgiver kan refundere utgiftene skattefritt?

– Vi i Simployer får mange spørsmål som gjelder bruk av Uber, Bolt og Airbnb, forteller rådgiver i økonomi i Simployer, Espen Øren. Gjennom rådgivingstjenesten Ekspert hjelper han arbeidsgivere med spørsmål blant annet om dette temaet.  

Selskaper som Uber, Bolt, Yango og Airbnb har blitt betydelige aktører på transport og overnatting i mange land, og også i Norge.

I tillegg formidles det mye via FINN Reise. Ved hjelp av apper og nettløsninger formidler disse selskapene jobb til enkeltpersoner som ønsker å tjene noen kroner på å frakte personer rundt eller leie ut leiligheten sin.

Sammenlignet med tradisjonell taxi og hotell kan det være mye penger å spare på å bruke disse selskapene.
Men hva skjer når en ansatt kommer tilbake fra yrkesreise med en kvittering fra Airbnb eller Uber som skal refunderes via reiseregning?

Må ikke ta hensyn til hver enkelt leverandør

– Det har historisk heftet en del uavklarte spørsmål ved disse delingsselskapene, blant annet om sjåførene og utleierne betaler skatter og avgifter av inntektene. Vårt inntrykk er at dette ikke er noen stor problemstilling lenger, etter at ny drosjelov trådte i kraft i 2020 og etter manges mening «liberaliserte» taximarkedet, forteller Espen Øren.

Det er ikke noe krav om at arbeidsgiver må  sjekke om hver enkelt leverandør driver lovlig, har nødvendige løyver og leverer godkjent regnskap og momsoppgave for å dekke utgiftene trekkfritt. 

Likevel er det ifølge Simployers økonomirådgiver mange arbeidsgivere som tror det kan være i strid med reglene å refundere ansattes utgifter til delingsselskaper som Uber, Bolt og Airbnb.

– Det er det altså ikke. Utgangspunktet for å refundere utgifter til transport og overnatting uten å trekke skatt er at det foreligger en faktura eller kvittering som oppfyller kravene i bokføringsforskriften, sier Øren.

Det betyr at utgiftene kan refunderes så lenge kvitteringen inneholder følgende opplysninger:

• fakturanummer og dato
• angivelse av partene (selger og kjøper)
• ytelsens art og omfang
• tidspunkt og sted for levering av ytelsen
• vederlag og betalingsforfall
• spesifikasjon av merverdiavgift og evt. andre avgifter

Airbnb har gode kvitteringer

Ved overnatting via Airbnb-løsningen mottar man normalt en faktura som oppfyller alle dokumentasjonskrav, og det vil derfor ikke være noe i veien for å refundere utgifter til ansatte trekkfritt.

–  Hvis det utbetales diettgodtgjørelse for denne type overnatting vil det i de aller fleste tilfeller være mulig å gi 105 kroner trekkfritt, som er satsen for overnatting med kokemuligheter. Bruk av denne satsen forutsetter at det er forsvarlig, blant annet sett i forhold til hygiene mv., å tilberede frokost og/eller kveldsmåltid på oppholdsstedet samt å kunne oppbevare mat på forsvarlig måte, sier Øren.

I praksis betyr det det må være kjøleskap og redskaper for å tilberede brødmat tilgjengelig.

Kvitteringer for drosjetransport

For løsningen med persontransport via Uber og Bolt skjer både bestilling, betaling og kvitteringsutstedelse via en app. Så lenge denne kvitteringen oppfyller de nevnte kravene i bokføringsforskriften kan denne utgiften også refunderes til de ansatte uten å trekke skatt, så lenge det gjelder en yrkesreise.

– De kvitteringene vi har sett fra Uber og Bolt inneholder i utgangspunktet det som kreves, selv om noen av de vi har sett ikke beskriver leveringsstedet. Det er imidlertid neppe slik at skattemyndighetene vil underkjenne disse kvitteringene, i hvert fall ikke hvis den ansatte beskriver «fra-til» i sin reiseregning, forklarer Simployers rådgiver.

Reduserte krav i utlandet

Ved jobbreiser i utlandet vil ikke dokumentasjonskravet være fullt så strengt.

–  Det skal fortsatt foreligge et bilag som helt klart viser hva som er kjøpt, hvem man har kjøpt det fra og hva man har betalt, men man kan ikke pålegge utenlandske tilbydere å følge norske bokføringsregler, sier Øren.

Derfor kan arbeidsgivere normalt refundere en Uber-reise fra utlandet trekkfritt.

Momsfradrag

Når det gjelder fradrag for moms, så kreves det at momsen må være spesifisert på kvitteringen eller fakturaen.

–  De kvitteringene jeg har sett fra Uber, Bolt og Airbnb har hatt moms spesifisert, og arbeidsgiver vil derfor i utgangspunktet kunne kreve momsfradrag for utgiftene. Det faktum at det noen ganger mangler leveringssted, vil ikke nødvendigvis bety at man mister fradragsretten, sier Øren. 

💡Test deg selv i vår quiz: Hva kan du om utlegg?