Sommeren betyr ofte en litt roligere periode på kontoret, også blant lønns- og HR-medarbeidere. Her har du forslag til 15 arbeidsoppgaver du kan fokusere på mens det er feriestemning på jobben.
1. Revidere og oppdatere HR-dokumenter
Sommeren kan være en god anledning til å gjennomgå HR-policyer, personalhåndbok, maler og rutiner. Sjekk om dokumentene fortsatt er oppdaterte, i tråd med gjeldene regelverk og tilpasset hvordan dere faktisk jobber i dag.
Har det skjedd endringer i virksomheten, organiseringen, arbeidsformene eller interne prosesser det siste året? Da kan det være lurt å bruke litt tid på å sikre at HR-dokumentene reflekterer dagens praksis og behov.
2. Planlegg høstens initiativer rundt arbeidsmiljø
Arbeidsmiljø er viktig for å opprettholde og forbedre produktivitet, engasjement, og overordnet trivsel for ansatte. Det bør jobbes med tiltak og initiativer knyttet til både fysisk, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø.
Tiltak skal iverksettes etter kartlegging, for eksempel gjennomført medarbeiderundersøkelse. Se etter mønster, forbedringsområder og temaer som går igjen. Hva bør ledere ta tak i? Hva krever felles tiltak fra HR? Og hvilke resultater bør følges opp i ledergrupper, team eller AMU?
3. Planlegg høstens behov for kompetanseheving
Bruk sommeren til å kartlegge hvilke kompetansebehov dere bør prioritere til høsten – både for ledere og ansatte. Det kan for eksempel handle om ledelse, kommunikasjon, konflikthåndtering, arbeidsmiljø, mangfold, sykefraværsoppfølging eller bruk av nye systemer.
Når behovene er tydelige, blir det enklere å planlegge kurs, webinarer, lederprogrammer eller interne fagøkter som faktisk treffer virksomhetens behov.
4. Utforsk bruk av AI i HR
Sommeren kan være en god anledning til å utforske hvordan AI kan støtte HR-arbeidet på en praktisk og ansvarlig måte. Hvilke oppgaver bruker dere mye tid på i dag, og hvor kan AI bidra med for eksempel utkast, oppsummeringer, idéarbeid, strukturering eller forberedelser?
Samtidig bør HR ha et bevisst forhold til personvern, konfidensialitet, kvalitetssikring og risiko for skjevheter. AI bør ikke brukes ukritisk, men der det faktisk gir verdi – og alltid på en trygg og ansvarlig måte.
👉 Les også: Ny AI-lov på vei - hva betyr den for HR?
5. Sett av tid til egen faglig utvikling
Som HR-person er det lett å bruke mesteparten av tiden på å støtte andre. Sommeren kan derfor være en fin anledning til å sette av tid til egen utvikling.
Kanskje er det nå du kan delta på et kurs, se et webinar, lese fagartikler eller oppdatere deg på regelverk, trender og beste praksis innen HR. Å investere i egen kompetanse styrker ikke bare deg, men også kvaliteten på støtten du gir til ledere og ansatte.
6. Rydd i HR-data og systemer
I en travel hverdag kan HR-data, systemer og dokumentasjon fort bli utdatert. Sommeren kan derfor være et godt tidspunkt for å rydde opp.
Gå gjennom stillingstitler, organisasjonsstruktur, personaldata, tilganger, fraværsregistreringer, maler og dokumenter. Er informasjonen korrekt og oppdatert?
God datakvalitet gir bedre beslutningsgrunnlag, enklere rapportering og mindre risiko for feil.
Artikkelen fortsetter under annonsen.
7. Planlegge HR-iniativene for høsten
Bruk den roligere perioden til å planlegge og strukturere HR-aktivitetene for høsten. Det kan være alt fra lederopplæring, medarbeideraktiviteter og arbeidsmiljøtiltak til prosesser knyttet til utviklingssamtaler, lønn, kompetanse eller onboarding.
Har dere et HR-årshjul? Hvis ikke, kan sommeren være et godt tidspunkt for å lage ett. Har dere allerede et årshjul, kan det være lurt å oppdatere det med høstens aktiviteter, frister og prioriteringer.
8. Ta unna forefallende arbeid
Alle HR-avdelinger har oppgaver som stadig skyves foran seg. Sommeren kan være tidspunktet for å komme ajour med administrative oppgaver, rydde i systemer, oppdatere maler, arkivere dokumentasjon eller gå gjennom den berømte “smørbrødlista”.
Spør deg selv: Hvilke oppgaver vil gi oss en bedre start på høsten hvis vi får dem unna nå?
9. Skaff deg oversikt over løpende sykefravær
Sommeren kan også brukes til å få oversikt over sykefraværsoppfølgingen. Hvordan har oppfølgingen vært så langt? Er det behov for avklaringer, dialogmøter, tilrettelegging eller videre oppfølging i enkeltsaker?
Se bak statistikken: Ser dere noen mønstre? Er det behov for forebyggende tiltak? Er det områder eller sider HR bør ha særlig fokus på?
10. Ta en prat med verneombud og tillitsvalgt
Verneombud og tillitsvalgte er viktige samarbeidspartnere for HR. Hva med å invitere til en uformell prat før høsten setter inn for fullt?
Bruk samtalen til å få innsikt i hva som rører seg i organisasjonen. Hvordan oppleves arbeidsmiljøet? Er det temaer som bør løftes? Og hvordan kan dere samarbeide best mulig om høstens prioriteringer?
11. Purr opp reiseregninger og utleggskrav
Har du ansatte som har hatt utlegg eller vært på reiser som det ikke er levert reiseregning for? Da kan det være lurt å purre på dette nå, slik at du kan jobbe med det i ro og mak i sommer.
👉 Les også: Sju vanlige misforståelser om diett på reiser
12. Har du innrapportert alt du skal?
Skattetrekk og arbeidsgiveravgift har vi gjerne god kontroll på gjennom året, men kanskje har det kommet til noen nye forsikringer e.l. som skulle vært innrapportert i a-meldingen? Kanskje gaver fra forretningsforbindelser, eller personalrabatt som har oversteget grensene for skattefritak? Tenk litt gjennom hvilke aktuelle ytelser det finnes i virksomheten, og korriger hvis noe har glippet.
13. Rydd opp i arkivet, og kvitt deg med unødvendige bilag og dokumenter
Generelt er de som jobber med lønn og regnskap svært flinke til å oppbevare det man må iht. bokføringsregelverket. Men, har man like godt fokus på det å kvitte seg med dokumentasjon som inneholder personopplysninger, og som man ikke har noen berettiget grunn til å ta vare på? Etter fem år kan det aller, aller meste kastes.
14. Gjør en mer omfattende og grundig balanseavstemming pr. 30. juni
I kampens hete gjennom hektiske vårmåneder med årsoppgjør for fjoråret osv., kan det være fort gjort å overse balansekontoer som trenger en gjennomgang. Kanskje har du også en ansattreskontro eller to som består av unaturlige saldoer, gamle poster osv.? Følg opp lån til ansatte, reiseforskudd o.l.
15. Ta en velfortjent ferie!
Husk at selv lønns- og HR-fagfolk fortjener å ta en velfortjent ferie! Sommeren kan være en flott tid for å slappe av og lade opp batteriene før den travle perioden starter igjen.
Få HR-nyheter rett i innboksen