Det är måndag morgon. Du ska ta fram en rapport om sjukfrånvaron. Enkel fråga. Borde gå snabbt. Tyvärr visar det sig att datan du letar efter är utspritt i tre olika system. Du får också kompletterar rapporten med data från ett Excel-ark och ett mejlflöde från november. En halvdag senare har du rapporten. Och plötsligt bråttom för att hinna med allt du egentligen skulle jobba med.
Det här är tyvärr inget ovanligt scenario för många HR-chefer. Att systemen inte är byggt för hur HR faktiskt fungerar och att olika lösningen överlappar varandra (med dataläckage) är en välbekant utmaning.
Cheferna frågar HR om saker de borde kunna hitta själva
Varje gång någon frågar om lediga dagar eller anställningsdatum så försvinner tid, både för chefen och för HR.
Onboardingen finns i ett Word-dokument
Har IT blivit informerade? Är avtalet signerat? Om de frågorna kräver manuell koll har ni ett problem varje gång en ny person anställs. Dessutom är risken stor att saker ramlar mellan stolarna.
Enkla frågor kräver att du exporterar data
Om "vilket team har lägst eNPS?" tar mer än 30 sekunder att besvara så saknar ni realtidsdata. Och utan det är strategiskt HR-arbete i praktiken omöjligt.
🔔 Läs också: Så kan HR arbeta mer strategiskt 👈
Det bästa HR-systemet är inte det med flest funktioner. Det är det som gör att chefer och medarbetare kan sköta sig själva, och som ger HR rätt data för att fatta strategiska beslut. I praktiken innebär det att systemet måste klara några grundläggande saker:
Det måste finnas ett skalbart medarbetarregister som är organisationens källa till medarbetardata. Utan det sker inga tidsbesparingar, oavsett hur många andra funktioner HR-systemet har.
Det behöver hantera närvaro och frånvaro smidigt, annars har ni alltid en tidstjuv. Och det behöver ge HR och chefer tillgång till engagemangsdata i realtid, så att frågor som "hur mår teamen just nu?" inte kräver en halvdag med manuellt arbete för att besvara.
Du väljer det system som ser bäst ut i en demo
En snygg demo är inte samma sak som ett system som fungerar i vardagen. Be leverantören visa hur en specifik process ni faktiskt använder görs i praktiken.
Du glömmer att involvera IT
HR-systemet är sällan ett isolerat verktyg. Det behöver prata med lönesystem, rekryteringsverktyg och kanske Power BI. Utan IT i rummet riskerar ni dyra integrationer i efterhand. Eller att ni köper ett system som inte kan leverera data dit ni behöver den.
Du underskattar vikten av nordisk anpassning
Semester, sjuklön, kollektivavtal och lönekartläggning ser annorlunda ut i Sverige än i resten av Europa. Ett system som inte är anpassat för nordiska regelverk innebär att ni antingen bryter mot lagen, eller att HR manuellt får kompensera för det systemet inte klarar.
Du väljer funktioner före användbarhet
Ett system med hundra funktioner som ingen använder skapar fler problem än det löser. Frågan ni bör ställa er är inte "vad kan systemet?" utan "kommer chefer och medarbetare faktiskt att använda det?"
Vi har satt ihop en praktisk guide för dig som är HR-ansvarig eller ska ta beslut åt din organisation.
🔔 Ladda ner guiden: Så väljer du rätt HR-system 👈
Boka en demo av Simployer One och upptäck vad marknadens vassaste HR-system kan göra för er organisation.