Tre av ti arbeidsgivere vurderer nå å stramme inn på ordningen om hjemmekontor, viser en spørreundersøkelse Simployer gjorde i et gratissendt webinar om hjemmekontor nylig. Det overrasker ikke juridisk rådgiver Karoline Dystebakken, som har sett trenden en god stund: Mange ønsker å stramme inn, men er usikre på hva som skal til og hvilke regler som gjelder.
Her svarer Dystebakken på noen av spørsmålene som ble sendt inn under det direktesendte webinaret.
Ja, vi i Simployer opplever at flere arbeidsgivere justerer fordi arbeidsgiver mener at hjemmekontor er årsaken til utfordringer knyttet til samarbeid, arbeidsmiljø, ledelse og drift.
Hjemmekontor kan fungere godt, men mange innførte ordningen uten å ta innover seg at dette uten tvil er en organisatorisk endring som påvirker arbeidsmiljøet. Dermed har de færreste kartlagt innvirkningen dette kunne få for arbeidsmiljøet og ikke konkret jobbet for å unngå at organiseringen har gått utover arbeidsmiljøet for eksempel sentrale forhold som samarbeid, informasjonsflyt, tilhørighet, ledelse, arbeidstid og oppfølging.
Det første ledelsen bør gjøre, er å avklare hvorfor det vurderes å stramme inn. Hva ønsker virksomheten å oppnå eller bevare? Handler det om samarbeid, informasjonsflyt, tilhørighet eller drift? Og er det hjemmekontorordningen som påvirker disse forholdene, eller kan det være andre årsaker?
Som ved andre organisatoriske endringer bør arbeidsgiver kartlegge behovet og vurdere hvordan en innstramming vil påvirke arbeidstakerne, arbeidsmiljøet og driften. Ledelsen bør også undersøke om innstramming alene vil ha ønsket effekt, om andre tiltak kan avhjelpe det samme, eller om flere tiltak må ses i sammenheng.
Ta arbeidstakerne, tillitsvalgte, verneombudet og eventuelt arbeidsmiljøutvalget med på råd før beslutningen tas. Medvirkning gir et bedre beslutningsgrunnlag. Når beslutningen er tatt, må arbeidsgiver informere om hva som endres, hvorfor endringen gjennomføres, og være tydelig på hva som forventes av arbeidstakerne.
Det er også viktig å tenke på oppfølgingen av innstrammingen, for å sikre at ønsket effekt oppnås.
Ja, det vil normalt ligge innenfor arbeidsgivers styringsrett å bestemme hvilke dager de ansatte skal møte på kontoret. En avdelingsleder kan ta en slik beslutning dersom myndigheten er delegert til lederen.
Før beslutningen tas, bør arbeidsgiver kontrollere om arbeidsavtaler, hjemmekontoravtaler eller tariffavtaler begrenser handlingsrommet. De ansatte bør få informasjon, mulighet til å komme med innspill og en tydelig forklaring på hvorfor bestemte kontordager er nødvendige. Det er likevel arbeidsgiver som til slutt beslutter hvordan arbeidet skal organiseres.
At ordningen «bare har blitt sånn», betyr normalt at dere kan endre den innenfor styringsretten. Unntaket er hvis den langvarige praksisen har blitt en del av den individuelle arbeidsavtalen, men det skal mye til. Sjekk derfor først om de ansatte har fått muntlige løfter, eller om det likevel finnes noe skriftlig.
Selv om endringen ligger innenfor styringsretten, må den bygge på saklige grunner og gjennomføres ryddig. Snakk med hver enkelt, forklar hvorfor virksomheten ønsker mer tilstedeværelse, og gi et rimelig varsel før endringen gjelder. En gradvis overgang kan gjøre det lettere for dem som har jobbet hjemme lenge.
Skal noen fortsette med hjemmekontor fast deler av uken, krever hjemmekontorforskriften en skriftlig avtale. Beskriv i avtalen hvilke situasjoner e.l. som kan føre til endringer i ordningen, så dere slipper samme situasjon senere.
Ja. To faste hjemmekontordager per uke er en fast ordning, selv om partene ikke har skrevet en avtale. Manglende skriftlig avtale vil da være i strid med hjemmekontorforskriften, men betyr ikke i seg selv at ordningen er uforanderlig.
Arbeidsgiver bør få avtalen på plass og beskrive blant annet omfang, arbeidstid, tilgjengelighet, varighet og hvordan ordningen kan endres eller sies opp.
Ja, det kan være saklig å kreve mer tilstedeværelse fra enkelte ansatte dersom hjemmekontor påvirker oppgaveløsningen, samarbeidet eller oppfølgingen. Arbeidsgiver trenger ikke ha samme ordning for alle, men forskjellen bør bygge på relevante forhold og praktiseres konsekvent.
Arbeidsgiver kan i utgangspunktet bestemme hvilke roller og oppgaver som egner seg for hjemmekontor. Det ligger til arbeidsgivers styringsrett og organisere, lede og kontrollere arbeidet og ta nødvendige beslutninger for å sikre ivaretakelse av drift og arbeidsmiljø. Saklige grunner kan være behov for fysisk tilstedeværelse, kundekontakt, samarbeid, opplæring, utstyr, informasjonssikkerhet, taushetsplikt eller personvern.
Det er derfor ikke nødvendigvis usaklig forskjellsbehandling at noen får hjemmekontor og andre ikke.
Ja, normalt kan arbeidsgiver kreve at også ansatte i særlig uavhengige stillinger møter på kontoret. Unntaket for særlig uavhengige stillinger gjelder først og fremst arbeidstidsreglene. Det gir ikke automatisk rett til å velge arbeidssted.
Hva arbeidsgiver kan kreve, avhenger likevel av arbeidsavtalen, hjemmekontoravtalen og hvor stor frihet som faktisk ligger i stillingen. En særlig uavhengig stilling forutsetter reell selvstendighet i hvordan og når arbeidet organiseres. Svært detaljert styring av både arbeidstid og tilstedeværelse kan derfor være et tegn på at stillingen ikke reelt er særlig uavhengig. Forventningene til oppmøte og tilgjengelighet bør beskrives tydelig i avtalen.
👉 Les også: Dette må du vite om særlig uavhengig stilling
Nei. Hjemmekontorforskriften gjelder ikke ved kortvarig eller sporadisk arbeid hjemme, og da kreves det normalt ikke en egen hjemmekontoravtale. Det kan for eksempel være en enkelt dag eller noen timer ved et tilfeldig behov.
Arbeidsgiver bør uansett ha tydelige retningslinjer for hvem som kan arbeide hjemme, hvordan det avtales, og når en sporadisk praksis går over til å bli en fast ordning.
Arbeidsgiver kan beslutte å legge ned et kontor, men kan normalt ikke ensidig gjøre den ansattes hjem til fast arbeidsplass. Hjemmekontor som fast ordning krever skriftlig avtale. Inngåelse av avtale skal alltid være frivillig. Endring av arbeidsplass vil kunne være en vesentlig endring og i alle fall nedleggelse.
Hvis nedleggelsen innebærer en vesentlig endring av arbeidsforholdet, må arbeidsgiver forsøke å komme til enighet med den enkelte. Dersom det ikke lykkes, må arbeidsgiver vurdere om vilkårene for endringsoppsigelse er oppfylt. Den ansatte kan da tilbys en ny avtale der hjemmet er arbeidsplass, men står i utgangspunktet fritt til å takke nei.
🎥 Se webinaret: Hjemmekontor - hva nå?