I vår telefonsupport får vi många gånger frågor om man som chef kan neka en anställd semesterledighet. En vanlig missuppfattning är att man måste bevilja alla semesterönskemål.
Reglerna i semesterlagen är tydliga när det gäller förläggningen av huvudsemester. Huvudregeln är att arbetsgivare ska se till att de anställda tar ut minst fyra veckors sammanhängande semesterledighet under perioden juni – augusti. Om man har kollektivavtal måste man förhandla med facket innan man bestämmer förläggningen av huvudsemestern.
Har arbetsgivaren inte kollektivavtal finns inte heller någon förhandlingsskyldighet. Då gäller istället att arbetsgivaren och den anställde får komma överens om semesterförläggningen.
Om parterna inte kommer överens har arbetsgivaren rätt att bestämma förläggningen. Den anställde måste då få information senast två månader innan själva semestern påbörjas.
Enligt semesterlagen har alla minst 25 semesterdagar varje semesterår. 20 av dessa ska alltså tas ut under sommarmånaderna. När det gäller förläggning av övrig semester – den femte semesterveckan - finns det ingen förhandlingsskyldighet.
Semester utanför huvudsemesterperioden ska alltså förläggas i samråd. Om arbetsgivaren och den anställde inte är överens är det arbetsgivaren som bestämmer förläggningen även av semestern.
Det är också möjligt för den anställde att spara semester. Förutsättningen är då att man har tagit ut minst 20 dagar och att de dagar man sparar är intjänande med semesterlön.
Möjlighet till att neka en semesteransökan handlar även om arbetsgivarens arbetsledningsrätt. Arbetsgivaren är den som leder och fördelar arbetet och bestämmer hur verksamheten ska organiseras för att bäst kunna fortgå. Om en anställd ansöker om semester under en arbetsintensiv period är det fullt möjligt att neka den.
För att undvika missförstånd är det bra att tydliggöra vad som gäller för semesterledighet, t ex i en personalhandbok. Redogör för hur och när huvudsemestern planeras samt vad som gäller för uttag av övrig semester. Om det är en period på året där det är svårt att bevilja semester kan man vara tydlig även med detta.