Får arbetsgivaren transkribera interna möten med AI?

Vad får man göra och vad får man absolut inte göra när det gäller AI? Arzu Kazimova Sel, Arbetsrättsexpert på Simployer, förklarar vad som gäller kring transkribering av möten.

🙋🏼‍♂️ Är det okej att använda AI för att transkribera interna möten? 

Vi funderar på att använda ett AI-verktyg för att transkribera större interna möten med medarbetare. Syftet är att kunna sammanfatta mötena och göra informationen tillgänglig i efterhand. Får vi göra det eller finns det några lagregler som vi behöver förhålla oss till?

Arzu Kazimova Sel:

Ja, det kan vara möjligt, men arbetsgivaren behöver bland annat göra en bedömning enligt GDPR innan verktyget införs.

Varför behöver arbetsgivaren göra det?

Därför att transkribering innebär behandling av personuppgifter. En privat arbetsgivare kan exempelvis stödja behandlingen på den rättsliga grunden intresseavvägning. Det förutsätter bland annat att arbetsgivaren har ett berättigat intresse av att transkribera mötet, att behandlingen är nödvändig för att uppnå detta intresse och att medarbetarnas intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre. Samtycke är normalt inte en lämplig rättslig grund i anställningsförhållanden.

Vad betyder "berättigat intresse"?

Det kan till exempel vara att säkerställa att information från större möten dokumenteras korrekt och fullständigt, att medarbetare som inte kan delta får tillgång till samma information och att risken för fel eller missförstånd minskar jämfört med manuella anteckningar.

5 tips:

1. Informera medarbetarna om att mötet transkriberas, varför det görs, hur materialet används och hur länge det sparas.
2. Begränsa behandlingen. Transkribera bara de möten där det faktiskt behövs, radera exempelvis ljudfilen när den inte längre behövs och använd inte materialet för andra syften, såsom prestationskontroll, utan en separat bedömning.
3. Var särskilt uppmärksam på känsliga personuppgifter. Om transkriberingen kan innehålla exempelvis uppgifter om hälsa eller facklig tillhörighet krävs särskilt stöd för behandlingen.
4. Har arbetsgivaren kollektivavtal bör även frågan om förhandlingsskyldighet enligt MBL bedömas innan verktyget införs. 
5. Om ett externt AI-verktyg används behöver arbetsgivaren även kontrollera hur leverantören hanterar personuppgifterna, exempelvis var de lagras och om leverantören använder materialet för egna ändamål. Om leverantören behandlar personuppgifterna för arbetsgivarens räkning ska ett personuppgiftsbiträdesavtal finnas.