7 spørsmål om vanskelige utlegg

Småbeløp og og manglende kvitteringer kan ofte gi hodebry for mange lønnsmedarbeidere. Hva kan egentlig dekkes skattefritt, og hvilke krav stilles til dokumentasjon? Her svarer Simployers rådgivere på 7 vanlige spørsmål om utlegg.

1. Er det noen beløpsgrense på utgifter som kan stå på reiseregning uten bilag?

Vi har en regel som sier at småutgifter som en arbeidstaker pådrar seg fordi det er nødvendig for å utføre arbeidet eller oppdraget, kan refunderes trekkfritt uten bilag. Det finnes ingen beløpsgrenser i reglene, men eksempler skattemyndighetene bruker om småutgifter er bompasseringer, parkometer, ekstra telefonutgifter og avis.

👉 Les også: Kvittering på bompasseringer og parkeringsutgifter

2. Når man leverer utlegg, skal den ansatte legge inn fakturadato, eller forfallsdato, eller dato for når den ble betalt?

Når den ansatte leverer utleggsoppstilling er det den datoen den ansatte faktisk betaler for varen eller tjenesten som skal oppgis.

3. Ved reise i noen land, for eksempel Kina, er det ikke alltid man får kvittering på måltider og lignende.  Er det ok å vise til kontoutskrift i etterkant?

Utgangspunktet for at en arbeidstaker skal få refundert tjenesteutgifter trekkfritt, er at dokumentasjonsvilkårene i bokføringsforskriften er oppfylt. Så vil det være tilfeller der skattemyndighetene nok vil akseptere dokumentasjon som ikke er iht. disse reglene. En årsak som kan godtas er at man er på reise i et land der det er vanskelig å fremskaffe kvittering. Da kan i så fall en kontoutskrift og en redegjørelse for kostnaden godtas.

👉 Les også: Refusjon av utgifter når bilaget er borte

4. Hva bør man gjøre når ansatte må betale for parkering via Vipps, for eksempel ved bruk av QR-kode, og det er uklart hvem som eier parkeringsplassen?

Hvis det er noen som driver med utleie av parkeringsplasser, er de pålagt å utarbeide salgsdokumentasjon. En Vipps-kvittering er bare betalingsdokumentasjon, ikke kjøpsdokumentasjon. Hvis det ikke er utleie i næring, er det ikke krav til salgsdokumentasjon heller. Da kan dere bruke Vipps-kvitteringen med angivelse av formål i utleggsoppstillingen.

5. Kan medisinske midler som allergipiller, paracet/ibux eller solkrem refunderes når man er på reise?

Utgifter for å bøte på allergi, hodepine eller soleksponering er private utgifter, som derfor ikke kan refunderes skattefritt.

🎥 Se webinar: Vanskelige utlegg 

6. Ved kjøp fra private, for eksempel kjøp på Finn.no, hva er da gyldig kvittering?

Privatpersoner er normalt ikke pliktig til å følge de formelle reglene i bokføringsloven og tilhørende forskrift. Det betyr at de i utgangspunktet ikke har noen formelle krav på seg til hvordan et salgsdokument/kvittering skal se ut, eller hva det skal inneholde. Det er derfor viktig at en bokføringspliktig virksomhet som kjøper noe fra en selger som ikke er omfattet av disse kravene bidrar til at det er et visst minimumsinnhold i salgsdokument/kvittering.

I slike tilfeller er det også tillatt at vi som kjøper lager salgsdokumentasjonen på vegne av selger. De punktene som alltid bør være med i kjøpsdokumentasjonen vi får eller lager er vederlag, angivelse av selger, kjøper, hva som er kjøpt og eventuelt hvilken mengde, dato, hvor og når er ytelsen levert og tidspunkt/sted.

7. Hvis et bilag ikke oppfyller vilkårene i bokføringsforskriften § 5-1-1, men arbeidsgiver godtar det, kan vi da føre kostnaden med fradrag i regnskapet?

Hvis et bilag ikke oppfyller vilkårene for trekkfritak, og arbeidsgiver trekkes skatt av refusjonen, vil dette behandles som en lønnskostnad i regnskapet. Lønnskostnader er fradragsberettigede, så fremt det ikke er snakk om en representasjonskostnad.