Det eneste kjente tiltaket mot spekulasjoner og mistro er informasjon og kommunikasjon. Sørg for å gi mest mulig informasjon til de ansatte om situasjonen dere er oppe i og om tiltak som er planlagt. Informer også om status underveis i prosesser. Dersom det ikke har skjedd noe nytt, informer om det også!
Bare gjennom en felles forståelse av situasjonen og et felles bilde av den «nye» framtida kan dere skape den motivasjonen hos de ansatte som kreves for å møte både endringene og tiden etterpå.
Det er fire forhold som kjennetegner effektiv kommunikasjon i vanskelige tider:
Jo mer konkret og tydelig kommunikasjonen er, jo færre grunnlag for fortolkninger og misforståelser er det.
Vær tydelig på:
Forskjellen på informasjon og kommunikasjon er dialog. Dialog bidrar til å øke forståelsen for, og trykket i, gjennomføringen av de tiltakene som er nødvendige.
Det som er sagt én gang, er sagt men ikke nødvendigvis mottatt. Spesielt i turbulente perioder der ansatte lever med utrygghet, er det nødvendig å benytte enhver anledning til å gjenta budskapet om hvorfor det er nødvendig med tiltak, hva en ønsker å få til og hva dette kan bety for de ansatte.
Å gi et budskap handler ikke bare om å snakke. For å skape mange gjentakelser, kan en også bruke oppslag, plakater, brosjyrer eller andre virkemidler for å sikre at budskapet blir gjentatt ofte nok.
Uansett hvor tydelig informasjonen er, hvor mye dialog du inviterer til eller hvor ofte du gjentar budskapet, må all informasjon og kommunikasjon ha en basis i tillit.
Tillit skapes gjennom mest mulig åpne og forutsigbare prosesser, og ved at informasjonen og kommunikasjonen er etterrettelig og sann. Tillit skapes ved at det som er sagt blir gjennomført i tråd med planen, eller at det tydelig informeres om endringer i planene.