Hensikten med stay-samtaler er å få nyttig informasjon om den enkelte medarbeider slik at du kan gjøre tiltak for å hindre uønsket turnover og vise den ansatte at du bryr deg om hans/hennes ve og vel.
Du vil også få nyttige innspill til rekrutteringsstrategi, utviklingstiltak, omdømmearbeid og andre organisasjonsutviklingstiltak (OU-tiltak).
Enkelte ledere vegrer seg til å gjennomføre stay-samtaler i frykt for at medarbeideren skal be om tiltak som kan påvirke budsjetter eller andre ressurser negativt.
At gode medarbeidere sier opp jobben er imidlertid også en vesentlig kostnad man må ta i betraktning. Det negative med for høy frivillig turnover er bl.a. at rekruttering, opplæring og integrering av nye medarbeidere er svært dyrt og tar lang tid.
Studier har vist at det i gjennomsnitt tar ca. 9 måneder før en nyansatt blir produktiv. For de fleste organisasjoner i dag er kunnskap og kompetanse den viktigste ressursen. Det å miste dyktige, kompetente medarbeidere er på sikt å miste evne til verdiskapning, evnen til organisatorisk læring og evne til innovasjon. (Laabs, 1998).
Mange hevder at det er sunt med en viss turnover, men det avhenger av hvem som slutter og hvem som blir. Turnover har et todelt skille mellom det som kalles funksjonell turnover (lavt presterende slutter) og dysfunksjonell turnover (høyt presterende slutter).
Å gjennomføre sluttsamtaler er viktig, men for sent med tanke på uønsket turnover. Ønsker du å beholde de gode medarbeiderne, må du være pro-aktiv og bl.a. gjennomføre stay-samtaler. Det holder heller ikke og bare legge inn enkelte «stay-spørsmål» i medarbeidersamtalen.
Stay-samtaler bør være en del av rekrutteringsstrategien, og gjennomføres regelmessig og strukturert en gang pr år, og da gjerne på motsatt tidspunkt av medarbeidersamtalen. I perioder med mange endringer og omstillinger i organisasjonen, bør stay-samtalene gjennomføres oftere. Alt innhold i samtalen handler om å lære om hva som skal til for å beholde akkurat denne verdsatte medarbeideren. Dette varierer jo selvsagt fra medarbeider til medarbeider.
Samordnet informasjon fra sluttsamtaler og stay-samtaler skal brukes bevisst i rekrutteringsstrategien og direkte gjennom andre OU-tiltak
Du som leder bør gjøre stay-samtalene selv, og ikke sette det ut til HR eller andre. Du bør gjennomføre samtalene med alle i teamet ditt for å unngå utsagn om favorisering og diskriminering.
Å gjennomføre stay-samtaler med de best presterende medarbeiderne er spesielt viktig for å lære mest mulig om dem, og finne ut hva det er som driver de beste spesielt.
Hvilke egenskaper har disse supertalentene? Hvilke verdier har de? Hva er det som driver dem til å yte over det som er forventet? Du skal stille disse spørsmålene, lytte, lære og reflektere. Deretter skal du bruke denne kunnskapen i forhold til den enkelte, i arbeidet med omdømme, ved rekruttering, i den daglige utøvelsen av ditt lederskap osv.
Dette er også nyttig informasjon for virksomheten å sammenfatte og bruke aktivt i andre OU-sammenhenger.
Bruk et konsistent sett av spørsmål i alle stay-samtalene, slik at du får den samme informasjonen fra hver av dine medarbeidere. Følgende spørsmål kan hjelpe deg å få mest mulig ut av en stay-samtale:
Viktig: Du må utvise en genuin interesse for medarbeideren når du stiller disse spørsmålene. Dersom medarbeideren forstår at du bare gjør dette av plikt, mister du hele muligheten.
Last ned gratis e-bok: Ny som HR-leder.