Navs egen statistikk viser at arbeidsgivere endrer den foreslåtte månedsinntekten i litt over 30 prosent av tilfellene.
Det forteller at forslaget – som bygger på et snitt av de tre siste a-meldingene – ofte ikke reflekterer det som faktisk skal inn i sykepengegrunnlaget. Grunnlaget for endring er da lønnsendring, ferie, permisjon, permittering, ny stilling, ny stillingsprosent, sykefravær og bonus som faller innenfor beregningsperioden.
Og her er poenget: Det er månedsinntekten du oppgir i inntektsmeldingen som etter hovedregel styrer refusjonen fra Nav. Forskutterer du full lønn basert på én sum, mens inntektsmeldingen viser en lavere sum, bærer du selv mellomlegget.
For virksomheter som nå må forskuttere for første gang, er det særlig viktig å forstå at forslaget fra NAV er et utgangspunkt, og ikke en fasit.
Her er de fem punktene som oftest utløser behov for endring.
Hovedregelen etter folketrygdloven er grei nok: Du bruker gjennomsnittet av inntekten rapportert til a-ordningen de tre siste hele kalendermånedene før sykmeldingen. Blir den ansatte syk i august, er beregningsperioden mai, juni og juli.
Det hovedregelen ikke fanger opp, er når arbeidsforholdet har vart kortere enn tre hele måneder. Da må du bruke det tidsrommet du faktisk har – inkludert deler av måneder. En ansatt som startet 17. juli og ble sykmeldt 4. september har juli (delmåned), august og september (delmåned) som beregningsgrunnlag, og du må regne delmånedene opp til hva de ville vært som hele måneder. For fast månedslønn legger du den til grunn; for varierende inntekt tar du faktisk opptjent inntekt, deler på arbeidede dager og ganger opp med avtalte arbeidsdager i måneden.
Dette treffer Navs forslag dårlig, fordi snittet deres ikke tar høyde for at delmånedene representerer mindre enn en hel måneds arbeid.
Har den ansatte fått en varig lønnsendring i eller etter beregningsperioden, men før sykmeldingen, skal du bruke tidsrommet etter lønnsendringen – ikke tremånedssnittet. Med varig menes alt som ikke er midlertidig: lokale lønnsforhandlinger, tariffendringer, opprykk. Nav-direktoratet likestiller også avtaler om redusert arbeidstid med varig lønnsendring – både når stillingen reduseres og når den ansatte senere går tilbake til full stilling.
Særlig viktig akkurat nå: Tariffendringer med tilbakevirkende kraft. Gis endringen virkning før sykmeldingstidspunktet, skal sykepengegrunnlaget endres selv om tariffoppgjøret ble signert etter at sykmeldingen startet. Fristen for å kreve endring er tre måneder etter at den varige lønnsendringen trådte i kraft. Blir et oppgjør vedtatt 1. september med virkning fra 1. mai, må du fremme endringskravet innen tre måneder etter september. Denne fristen er det lett å miste oversikten over i en travel lønnsavdeling.
Dette er kanskje det vanligste avviket fra Navs forslag. Hvis den ansatte har hatt ferie, lovbestemt permisjon, velferdspermisjon eller sykefravær i beregningsperioden, vil a-meldingen vise lavere utbetalt lønn enn det den ansatte normalt tjener. Lovlig fravær skal ikke redusere sykepengegrunnlaget – og du må derfor beregne hva den ansatte ville hatt i inntekt uten fraværet.
To skiller avgjør hvordan du regner:
• Fravær på 14 dager eller mindre, med full lønn fra arbeidsgiver: Du bruker utbetalt lønn som den er – ingen justering.
• Fravær på 14 dager eller mindre, uten lønn eller med stønad direkte fra Nav: Du må fastsette en inntekt for fraværsperioden. Ved fast månedslønn bruker du den; ved variabel lønn må du foreta et skjønn når du beregner hva som ville vært inntekten.
Ulovlig fravær – altså fravær arbeidsgiver ikke har godkjent – skal derimot redusere grunnlaget.
Når fraværet i beregningsperioden er over 14 dager, gjelder en helt annen regel: Da skal du ikke fastsette en inntekt for fraværsperioden. I stedet behandler du tilfellet som om arbeidsforholdet var kortere enn beregningsperioden, og bruker kun inntekten etter permisjonen fram til sykmeldingstidspunktet. Dette gjelder uavhengig av om permisjonen var med eller uten lønn.
Eksempel: En ansatt avslutter en foreldrepermisjon 15. september og blir sykmeldt 15. oktober. Selv om hovedregelen skulle gi juli, august og september som beregningsperiode, skal du nå kun bruke lønnen for perioden 15. september til 14. oktober – og regne den opp til to hele månedslønner.
Bonuser utbetalt i beregningsperioden må vurderes særskilt. Her må du vurdere om bonusen bortfaller som følge av sykefraværet eller ikke. Dette er heller ikke informasjon som fremgår av A meldingen. Hvis bonusen bortfaller som følge av fraværet skal den medregnes i grunnlaget. En årsbonus utbetalt i én måned kan da gir en mye høyere gjennomsnittlig månedsinntekt enn det man vanligvis har, dersom denne måneden inngår i grunnlaget. Dette oppfatter mange er feil, men det er altså riktig at denne inntekten skal medregnes. Den ansatte vil da få et forhøyet sykepengegrunnlag. Hvis bonusen beholdes skal den inn medregnes da vedkommende ikke taper inntekten når en er syk.
Det er fristende å klikke «send» på Navs forslag og gå videre til neste oppgave. Men når Nav selv registrerer at forslaget endres i mer enn tre av ti tilfeller, er det en klar beskjed om at dette ikke kan automatiseres. Særlig ikke nå, når mange virksomheter forskutterer for første gang og den økonomiske risikoen ligger hos arbeidsgiver fram til Nav refunderer.